7 aspectos clave de exigencia a nuestros sistemas de información en el Sector de la Logística

7 aspectos clave de exigencia a nuestros sistemas de información en el Sector de la Logística

11 julio, 2011 por ADL

El actual entorno económico está poniendo a prueba los cimientos del sector de la logística, un sector en alza y puntero de nuestro país, con un importante crecimiento la pasada década y que está abordando un serio proceso de reestructuración para afrontar los retos que exige la actual coyuntura económica. Un proceso de mejora en el que, contar con las herramientas de gestión adecuadas puede ser determinante en el éxito de una compañía.

Escuché alguna vez que en chino el término “crisis” se define con la combinación de los ideogramas que indican “peligro” y “oportunidad”. La Real Academia Española lo define como palabra de origen griego con diverso significado: cambio brusco en el curso de una enfermedad…, situación de un asunto cuando está en duda su continuación…, momento decisivo de un negocio…, escasez, carestía, situación dificultosa o complicada. Se trata de un momento de incertidumbre en la que no sabemos muy bien cuál será el desenlace, sólo sabemos que habrá un antes y un después a ese momento.

¿Cuáles pueden ser las claves de adaptación del sector que le permitan afrontar con éxito la crisis actual? ¿Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información para que respalden dicho proceso?. Sin duda no hay una receta mágica y única, pero desde UNIT4 estamos viendo algunos de los ejes fundamentales en los que se está apoyando el sector para evolucionar sus modelos de negocio y mejorar sus capacidades competitivas y, como un adecuado sistema de gestión es un aspecto crítico en dicho proceso de cambio.

En el Libro Blanco de las TIC en el Sector Transporte y Logística se analizaba el futuro de la nuevas tecnologías en ambos sectores y los aspectos que estarían limitando la implantación de un ERP, destacando por ejemplo que para las empresas de logística el incremento de la seguridad, conocer su utilidad o que su incorporación implique una mayor rentabilidad son algunas de las demanda para adoptar en mayor medida estas tecnologías.

Sin embargo para las firmas de transporte, las principales demandas se dirigen hacia que estas tecnologías se adapten en mayor medida a las necesidades de la empresa, así como que sean sencillas de utilizar. Según refleja el citado Libro Blanco, las principales debilidades en el caso de ambos sectores que están afectando a la implantación de las TIC son, por un lado la falta de información sobre el catálogo de soluciones TIC, así como las herramientas poco adaptadas a las necesidades de las pymes. Por el contra, las oportunidades serían la implicación de la Administración Central de cada Comunidad y aquí, incluiríamos también a las Regionales, en la implantación de estas tecnologías, su abaratamiento progresivo y adaptabilidad o la situación estratégica de una Comunidad en concreto, lo cual haría que la misma se convirtiese en el centro neurálgico del transporte y la logística en España.



Luego, partiendo de estas premisas, podríamos decir que los vectores de mejora podríamos clasificarlos en:

1. Orientación Internacional del negocio, apertura a nuevos mercados.Aprovechando la experiencia y reputación, no tanto de las empresas de transportes españolas como SI de las empresas de Logística Española, tanto en la puesta en marcha de infraestructuras como en determinados puntos muy concretos: renovables, seguridad, rentabilidad, medio ambiental y adaptación a las necesidades concretas de las empresas… Afrontar esta nueva dimensión internacional de nuestros negocios exige contar con un ERP que responda a las necesidades multi-país, multi-moneda, etc…, así como contar con un socio tecnológico que nos dé el soporte que necesitamos allí donde estemos trabajando. Debemos contar con una solución que soporte nuestro despliegue internacional y con un socio implantador que tenga presencia global y experiencia en implantaciones similares. Es recomendable gestionarlo con un único implantador, que coordine las localizaciones en los diferentes países y podamos de esa manera centrarnos en el negocio.

2. Mayor colaboración inter-empresarial en todas sus modalidades, veáse: joint-ventures, UTE’s, subcontrataciones… unir esfuerzos, diversificar riesgos… colaboraciones, todos ellos, aspectos clave para muchas de las compañías de Logística. Es importante que el sistema de gestión nos ofrezca la posibilidad de compartir información con nuestros clientes y crear entornos de colaboración con socios y otras empresas de Logística con las que colaboremos de manera ágil y segura. Debe ofrecernos la posibilidad de compartir documentación crítica e información del avance de la gestión entre los distintos integrantes del trabajo en curso.

3. Eficiencia y eficacia: eficacia para centrarnos en lo que tenemos que hacer y no en tareas que no aporten valor al negocio y eficiencia para hacerlo con el menor coste. Darles a nuestros colaboradores las herramientas adecuadas es, una inversión que se recupera rápidamente mediante la eliminación de tareas redundantes o ineficientes. Nuestro sistema de gestión debe ser extensible a todos los miembros de la organización para agilizar tareas como la imputación de costes o la entrada de partes de trabajo y procesos de fácil automatización como la solicitud de vacaciones o aprobación de otros tipos de gasto.

4. Estricto control de los proyectos, tanto en su vertiente económica y de costes como en el seguimiento de la evolución del mismo. La clave de la gestión de una compañía de Logística es contar con un control adecuado de los “trabajos” que está llevando a cabo. Debemos ser muy rigurosos a la hora de seleccionar nuestro sistema de gestión en este punto, muchos ERP tradicionales nacieron con su foco en un tipo “x” de solución y, no se adaptan a una adecuada gestión de procesos como la que es necesaria en dicho sector. Nuestro sistema de gestión debe ofrecernos una clara visión de todo el ciclo de vida, desde el presupuesto y la oferta hasta la facturación del mismo, debe ayudarnos en la asignación de los recursos y proporcionarnos un correcto seguimiento del avance de la gestión.

5. Excelente gestión financiera y de tesorería: incluso la mejor organización puede tener problemas si no gestiona adecuadamente sus flujos de caja, agilizar los procesos de facturación es una máxima cuando escasea la financiación. Para ello, es importante que se cuente con una adecuada herramienta de planificación y presupuestación que nos aporte una visión del presupuesto comprometido y fondos disponibles en cada uno de los casos para poder tener una correcta previsión de los flujos de caja y gestionar nuestras necesidades de tesorería a nivel global y por ítems.

6. Capacidad de adaptación y mejora continua de los procesos internos. Un sistema de gestión moderno para nuestro sector debe contar con una herramienta tipo BPM (Business Process Management ) de manera que nos permita modelar nuestras líneas de negocio. Es crítico que podamos acceder fácilmente a la definición de dichas líneas, que contemos con herramientas que nos permitan su adaptación con agilidad (sin programación) y con el mayor nivel de independencia. Esto nos va a permitir responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que pudiesen surgir. Tenemos que pedirle a nuestro sistema de gestión que podamos monitorizar dichos procesos de manera que detectemos ineficacias y cuellos de botella, gestionemos las excepciones y llevemos a cabo procesos de depuración de los mismos, mejorando nuestros tiempos de respuesta a lo largo de toda la organización.

7. Agilidad en la toma de decisiones: teniendo la información adecuada, actualizada y disponible en los diversos niveles de la organización, directivo, operativo y de gestión, nuestro sistema de información debe unificar la información necesaria para ello, que dicha información sea coherente, fiable y explotable. Los sistemas de BI (Business Intelligence) no integrados con nuestro ERP suelen pecar de inconsistencia en los resultados que nos ofrecen porque la información proviene de sistemas y silos de información disgregados, parciales y de difícil consolidación. Un adecuado sistema de BI debe basarse en el ERP de la compañía y ofrecernos herramientas de búsqueda y explotación de los datos sencillas y accesibles para los usuarios de negocio, de manera que no impliquen complejos procesos de datamining y creación de informes, sino que facilite la explotación de la información y su distribución a las personas clave de la organización de manera desasistida y navegable por el usuario.

Está claro que hemos expuesto una serie de ejes de mejora que no van a resolver el paradigma de la gestión de las compañías en general, pero que son claves para poder adaptarnos con agilidad a un entorno crítico como en el que nos encontramos y a una compañía en particular. Podremos avanzar en el proceso de cambio en la medida en que nuestro sistema de gestión nos permita gestionar con agilidad estos puntos clave.
Si ha de seleccionar un sistema de gestión, un ERP para su compañía, invierta en soluciones que den respuesta a su negocio: con agilidad para adaptar sus flujos de negocio y, para que le permita gestionar y controlar sus distintas líneas de gestión, mejorar la productividad de sus colaboradores y darles la información que necesita en todo momento sin descuidar los aspectos financieros y legales de su compañía. Valore lo que supone contar con una solución y partner tecnológico adecuado: un pilar de crecimiento para su compañía.

Autor: Ignacio García Vicente
Sales Executive UNIT4

EXPERTO EN LOGÍSTICA Y RETAIL. Contactos en: igomeze@une.net.co igomeze@gmail.com www.igomeze.blogspot.com igomeze@une.net.co COLOMBIA - SURAMERICA