¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario? – Gerencia Retail
¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?
El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.
¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad al 100% o muy cercana a este porcentaje?
Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te numeraré a continuación.
¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
Mal ingreso del producto en el momento del recibo
Mal registro en el momento del pago
Error en la digitación de las novedades del punto 3
Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.
Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.
La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.
La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.
Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.
Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:
% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100
Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:
% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100
% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100
% Confiabilidad = 0.8154 x 100
% Confiabilidad = 81.54%
Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.
En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:
Productos con inventarios negativos
Productos que no tienes y figuran existencias
Productos con cantidades muy exageradas en existencias
Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero
Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.
¿Cómo calculo la confiabilidad del inventario?
El inventario es uno de los activos más costosos que puedas tener en tu negocio tal como te lo comentaba en el post sobre el Inventario Inicial (II) e Inventario Final (IF), por lo tanto la confiabilidad de este, es supremamente importante y cualquier desviación en dichos datos puede hacerte incurrir en errores que pueden afectar dramáticamente la rentabilidad de tu tienda.
¿Cómo puedes entonces garantizar una confiabilidad al 100% o muy cercana a este porcentaje?
Digamos que lograrlo depende de muchos aspectos y de una respuesta positiva a todas estas actividades que te numeraré a continuación.
¿Cuentas con un sistema de recibo de mercancía que te garantice el ingreso de los datos en línea? Por más pequeño que sea tu negocio, esto es posible.
¿Cuentas con un sistema de registro que te permita mantener actualizada las existencias de mercancía? Hay soluciones muy sencillas que te permiten descontar las ventas, adicionar las devoluciones de productos, los cambios de mercancía, etc.
¿Cuentas con procesos establecidos para actualizar tus existencias de inventario cuando se generan novedades como averías (daños de producto), devoluciones al proveedor, robo, consumos internos, transferencias externas e internas?
¿Registras toda transformación de producto generadas por zonas de producción de otros productos?
¿Cuentas con un proceso como los inventarios selectivos que te permita detectar y corregir las desviaciones de manera frecuente y oportuna? Estas se pueden presentar por diversos motivos como:
Mal ingreso del producto en el momento del recibo
Mal registro en el momento del pago
Error en la digitación de las novedades del punto 3
Ahora, si todas tus respuestas fueron positivas y los procesos se ejecutan disciplinadamente, puede ser garantía de una calidad del dato excelente y una confiabilidad sobre el inventario que te permita tomar buenas decisiones en el momento de hacer tus pedidos y evitar los agotados de mercancía.
Este porcentaje de confiabilidad se calcula mediante una simple operación matemática y para esto necesitas los siguientes datos: el número total de referencias que posees en tu tienda y la existencia teórica y real de cada uno de ellos.
La existencia teórica, es el dato que arroja tu sistema, es aquel que se ve afectado por las cinco (5) actividades anteriormente mencionadas y sobre el cual te basas para tomar todas las decisiones referentes a tu inventario.
La existencia real es solo el dato obtenido mediante una toma física (conteo de unidades) programada de acuerdo a las políticas establecidas, hay empresas que realizan una toma física general al año, otras cada 6 meses, como hay otras que programan tomas diarias por categorías que permiten cubrir la totalidad de la tienda en un mes, etc.
Obtenido los datos de existencia real y teórica de cada uno de los artículos que tienes en tu inventario, debes compararlos y contabilizar todos aquellos que presenten alguna diferencia, ahora, como es probable que encuentres muchas diferencias mínimas, debes establecer tu nivel de tolerancia y considerar si contabilizas los que presenten desviaciones de una o dos unidades.
Luego de esto, la operación matemática a realizar es la siguiente:
% CONFIABILIDAD = (1 – (# de Diferencias / Total de Referencias)) x 100
Hagamos entonces un ejemplo práctico, resulta que en tu tienda tienes en total 650 referencias de artículos y al comparar los datos de existencias de estos, encuentras que 120 presentan diferencias, tu porcentaje de confiabilidad sería el siguiente:
% Confiabilidad = (1 – (120 / 650)) x 100
% Confiabilidad = (1 – 0.1846) x 100
% Confiabilidad = 0.8154 x 100
% Confiabilidad = 81.54%
Luego de obtener tu resultado, debes comenzar a realizar una tarea de ajustes a dichos inventarios para corregir todas las desviaciones detectadas, además de tomar acciones que impidan que estas se vuelvan a presentar.
En este ejercicio te encontrarás con algunas sorpresas como:
Productos con inventarios negativos
Productos que no tienes y figuran existencias
Productos con cantidades muy exageradas en existencias
Productos que tienes y cuya existencia teórica es cero
Espero que este tema te haya dado claridad sobre este indicador tan importante para todos los negocios que manejan inventarios propios.