ADL

ASOCIACIÓN PARA EL DESARROLLO DE LA LOGÍSTICA

Sistemas de Gestión Almacén – SGA

30 septiembre, 2011 por ADL

“No estoy seguro de mi stock…”
“No entrego la mercancía que me piden”
“Vamos a estrenar un almacén más grande”
“Tengo que pedir horas extra a mi personal”
“No tengo suficientes huecos de picking”
“No me cabe la mercancía en el almacén”
“Me piden que reduzca mis costes de operación”
“No controlo la trazabilidad”
“Las caducidades son un tema pendiente en el
almacén…”
“Hay que reducir los inventarios”

Si Vd. en su empresa se plantea algunas de estas cuestiones respecto a su almacén, sepa que un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) puede ayudarle no solamente a resolverlas sino a manejar de una manera simple y efectiva su almacén, mejorando su operativa y optimizando múltiples variables que redundarán en una reducción efectiva de sus costes.

¿Quiere saber cómo?. Siga leyendo.

Presiones y retos en el entorno actual: Costes y Nivel de servicio.

El trabajo en un almacén o en un Centro Logístico necesita de herramientas que permitan hacer frente, de una forma eficiente, no sólo a las necesidades de la propia operación:

• Evitando la ampliación de instalaciones.
• Reduciendo turnos y horas extra del personal.
• En definitiva, reduciendo los costes operativos.

sino también a las exigencias marcadas por un entorno caracterizado por lo competitivo y cambiante, ayudando a:

• Reducir los tiempos de preparación de los pedidos.
• Gestionar pedidos cambiantes.
• Reducir devoluciones.
• Mejorar el nivel de servicio y la fiabilidad de las entregas.
• Gestionar una distribución multi-canal.

de manera que se disponga de la información necesaria, para la toma de decisiones en tiempo real, que faciliten esa imprescindible flexibilidad y adaptación al cambio, con economía de medios.

El almacenaje y la preparación de pedidos en términos cuantitativos.

Dos son los aspectos fundamentales que centran las actividades de almacenamiento y permiten medir su desempeño:

• Los costes de operación.
• El nivel de servicio.

En términos cuantitativos, y dependiendo de la actividad concreta, diferentes estudios realizados llevan a situar:

• Los costes de almacenaje en alrededor del 20% de los costes de la logística.
• Los costes de preparación de pedidos en alrededor del 40% de los costes de almacenaje.
• Los costes laborales de la preparación en un 40 – 60% de los costes laborales del almacén.

En este terreno es sencillo, por un lado el cuantificar, y por otro lado el valorar, el retorno de cualquier inversión que permita un determinado ahorro de costes.
Si en vez de centrarnos en la operación observamos el nivel de servicio, éste aparece como un elemento diferenciador estratégico, clave e irrenunciable.

En esta faceta, el retorno de la inversión de los esfuerzos de mejora es más complicado de valorar, aunque no de cuantificar pero, aun así, constituye un objetivo y elemento tractor permanente para la mejora sistemática, pues cualquier deficiencia en la distribución física se trasladará al cliente o consumidor en forma de precios más altos y peor calidad de servicio.
Un error humano puede causar, además de gastos (retornos, deterioro, gastos administrativos, ventas perdidas), la penalización de la imagen corporativa y la disminución de la confianza de los clientes.

SGA: Sistema de Gestión de Almacén.

Dependiendo de la complejidad, del grado de exigencia y del nivel de servicio que se desee asumir, se dispone de diferentes herramientas, en cuanto a sistemas de información, que permiten hacer frente a los desafíos anteriormente enunciados:

• Módulo de inventario, o equivalente según la terminología empleada, de los sistemas ERP.
• Sistemas SGA, específicos para la gestión del almacén.
• Sistemas de interacción con el operario, del tipo captura de datos: terminales portátiles usando radiofrecuencia, picking por voz, picking mediante luz (o combinación de varios de ellos).

Los sistemas de gestión de almacén (SGA) permiten dirigir la gestión física del flujo de la mercancía desde que entra hasta que sale del almacén, apoyándose en una planificación continua, el seguimiento de la actividad y el control de existencias todo ello en tiempo real.

Los SGA proporcionan ayuda y soporte a los responsables del almacén y de logística, en tiempo real, en la línea de reducir los costes de operación, a través, fundamentalmente, de dos aspectos:

• Mejorar el aprovechamiento del espacio / volumen de almacenamiento.
• Reducir los tiempos empleados en manutención, que no añaden valor y por tanto, la necesidad de recursos humanos.

La utilización de un SGA en combinación con alguno o varios de los sistemas de interacción con el operario potencia la funcionalidad de aquel. En particular, asociado a un sistema de radiofrecuencia, permite el trabajo y control de la actividad en tiempo real:

• Eliminación de documentos de trabajo. Cero papel.
• Disminución de errores de interpretación de las órdenes de preparación.
• Seguimiento de la actividad del almacén en tiempo real.
• Control de stocks en tiempo real.
• Simplificación de la comprobación de inventario.
• Disminución del tiempo de respuesta del almacén.
• Control de la productividad.
• Conocimiento, en todo momento, de la situación de un pedido.

Qué hace un SGA qué no hace un ERP.

Hay muchas funcionalidades de un almacén que un ERP no puede solucionar. Un SGA:

• Optimiza el espacio y uso del almacén. Es posible aprovechar al máximo el espacio del almacén mediante una gestión dinámica de los huecos.
• Permite gestionar e interaccionar con elementos de manutención automáticos como transelevadores, almacenes automáticos, carruseles, etc… presentándolos al usuario como “una parte más” del almacén.
• Permite optimizar rutas de preparación dentro del almacén. Los movimientos se realizan de la manera más eficiente y de forma dirigida, por lo que el operario “no pierde tiempo” en encontrar el recorrido óptimo.

• Permite realizar una gestión “dirigida”, en otras actividades dentro del almacén, sean estas de recepción de materiales, reposición de zonas de picking, embalaje, consolidación de cargas o recuentos cíclicos de inventario.
• Permite preparar varios pedidos a la vez. De esta forma se reducen los desplazamientos por el almacén y, por tanto, disminuyen los tiempos de preparación y, simultáneamente, aumenta la productividad.
• Reduce al mínimo el aprendizaje de los nuevos operarios. La curva de aprendizaje es muy reducida, ya que el SGA indica en todo momento lo que se debe hacer (recorridos) y, en caso de utilización de un sistema de radiofrecuencia, verifica que se haga correctamente en tiempo real.
• Los inventarios pueden realizarse de manera continua fácilmente (inventario rotativo) y sin parar la actividad en el almacén, asociado a un sistema de radiofrecuencia o de interacción con el operario.
• Se puede parametrizar el SGA para realizar los inventarios de manera continua de diversas maneras: visualizando el stock al realizar cualquier salida o reposición, al requerir verificar el stock en determinados productos o familias, al llegar a un umbral de stock predeterminado, de forma rotativa cada “x” tiempo, etc…
• Permite introducir conceptos como la trazabilidad, la gestión de lotes, caducidades, cuarentenas que, en ocasiones, no se encuentran en determinados ERP.

Beneficios de un SGA.

Los beneficios de la utilización de un sistema SGA podemos agruparlos en Directos e Indirectos (fuente: Gartner Group). Entre los primeros encontramos los siguientes:

• Menor gasto en capital:

- Utilización del espacio.
- Utilización de los equipos y mantenimiento.

• Ahorro en costes laborales:

- Productividad de la mano de obra, direccionando las tareas a realizar y optimizando recorridos en la preparación.
- Eliminación de entrada de datos redundante.
- Disminución de actividades “apagafuegos.”
- Eliminación o disminución del papeleo.

• Reducciones en las cantidades almacenadas (inventario).

- Mayor cadencia en los movimientos de inventario.
- Reducción de roturas de stock.
- Reducción de desechos.
- Reducción de inventario.

• Reducción de los costes de transporte.

- Mejora de la consolida ción de pedidos de clientes.
- Reducción de ordenes correspondientes a cantidades pendientes.
- Incremento de la exactitud en la documentación de envío.

Entre los indirectos:

• Mejora del servicio al cliente.

- Reducción de los tiempos de ciclo en la preparación de pedidos.
- Envíos, unidades de transporte y seguimiento de pedidos en web.
- Documentos de envío y facturas precisas.
- Disminución en las devoluciones de producto, por errores propios.
- Mejora del seguimiento del producto.

• Mejora de la eficiencia de las operaciones:

- Consultas e informes de inventario en tiempo real.
- Aumento de la flexibilidad en las operaciones.
- Mejora de la precisión del inventario.
- Aumento de las condiciones de seguridad.
- Reducción del papeleo.
- Impacto positivo en la moral del empleado.
- Mejora en la gestión de discrepancias.
- Mejor control sobre ambientes y áreas especiales.

Los beneficios económicos directos obtenidos mediante la implantación de un SGA (Fuente: Gartner Group):

• 10-40% de mejora en utilización del espacio.
• 10-30% reducción de desechos.
• 10-30% reducción de elementos de manutención.
• 16-25% mejora de productividad en la preparación.
• 11-25% reducción en devoluciones de cliente.
• 10-25% mejora de productividad de los operarios (manipulación).
• 5-20% reducción de revisiones/reprocesado.
• 8-15% mejora en rotación del inventario.
• 8-15% mejor mano de obra (menos datos a introducir).
• 3-8% menor coste de transporte (por consolidación).
• 3-6% coste de manipulación del inventario (stock disponible).

EXPERTO EN LOGÍSTICA Y RETAIL. Contactos en: igomeze@une.net.co igomeze@gmail.com www.igomeze.blogspot.com igomeze@une.net.co COLOMBIA - SURAMERICA