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lunes, diciembre 26, 2016

6 errores que pueden hundir tu proyecto ERP en el inicio (Lecciones Aprendidas:¡Errores nuevos, por favor!) | Manuel Díaz | Pulse | LinkedIn

6 errores que pueden hundir tu proyecto ERP en el inicio (Lecciones Aprendidas:¡Errores nuevos, por favor!) | Manuel Díaz | Pulse | LinkedIn





6 errores que pueden hundir tu proyecto ERP en el inicio (Lecciones Aprendidas:¡Errores nuevos, por favor!)

Publicado el 17 de diciembre de 2016


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Manuel Díaz

Consultor de ERP GestNova- Organización de Empresas- Mejora de Procesos (administrativos, comerciales y Logísticos)

Cualquiera de nosotros, si investiga un poco en internet, filtra y analiza la información sobre los errores que provocan el fracaso en las implementaciones de un ERP, puede llegar a un listado de errores muy parecido al que te propongo al final de este artículo. En este listado solo enumero los 6 errores que considero que se cometen más habitualmente justo antes del “parto” del proyecto (algunos en la fase del análisis) y que pueden “hundirlo” en la fase de ejecución.

En este primer post, he querido profundizar un poco más en porque repetimos los errores. Si cualquier empresa tiene acceso a la información en internet sobre las causas del fracaso en la implementaciones de un ERP, y los consultores-implementadores tienen (o se les supone) el conocimiento sobre los mismos,¿porqué los volvemos a cometer? En el siguiente post , que espero salga para finales de la semana que viene, ahondaré más en los 6 errores en sí y en la importancia de evitarlos.

La idea de este post me surgió con la lectura de un artículo de Javier Martínez Aldanondo titulado: “Errores Nuevos, por favor”, que puedes leer aquí.

Su lectura me hizo reflexionar sobre la siguiente pregunta: “¿Qué podemos hacer para evitar que las personas y las organizaciones repitan errores?”, partiendo siempre de la premisa de que nadie quiere fallar intencionadamente.

Primeramente, tenemos que ser conscientes de que somos proclives al error y si caemos en él, debemos ser capaces de tomar las medidas para amortiguar sus consecuencias y para no repetirlos en el futuro (proceso de aprendizaje). Para comenzar, es muy difícil decir “me equivoqué”; sin embargo, reconocer el error se convierte en el primer paso para poder analizar detenidamente el proceso que nos llevó a tomar una decisión equivocada. Así que podemos decir: que el primer eslabón de la cadena de un proceso de aprendizaje es el reconocimiento del error (con naturalidad y desprendiéndonos del miedo que nos paraliza) y su aceptación como parte del proceso. Sin embargo, decir "me equivoque", según los expertos, no es tan fácil. Aquí van algunas de las causas:
Según Kathryn Schulz (que se ha dedicado a estudiar los errores humanos), muchas veces estamos atrapados por una necesidad “enfermiza” de sentir que estamos en lo correcto, lo cual nos produce un efecto cegador

Los errores nos ponen en evidencia, no solo ante nosotros mismos (pérdida de autoestima), sino también ante los demás

Los errores nos hacen creer que no somos capaces (pérdida de autoestima)
El error es sinónimo de fracaso, y el fracaso está mal visto y penalizado por nuestra sociedad. Pese al continuo “chorreo” de frases en las redes sociales, las palabras con su uso acaban muchas veces perdiendo "su significado”:

"Cada fracaso enseña al hombre algo que necesitaba aprender”. (Charles Dickens)

“Experiencia es el nombre que todo el mundo le da a sus errores”.(Oscar Wilde)

“Si te caes siete veces, levántate ocho”.(Proverbio Chino)

"He fallado más de 9.000 tiros a lo largo de mi carrera, he perdido casi 300 partidos, 26 veces he errado el último tiro que decidía un partido. He fracasado una y otra vez durante mi vida y esa es, precisamente, la razón por la que he sido exitoso”. (Michael Jordan)

Por todo lo anterior, nuestra primera reacción ante un error, es pensar que no es por nuestra causa, “los culpables siempre son otros o la situación”. En este contexto, las empresas tienen que desarrollar una cultura organizacional que no penalice el error y que lleve aparejado un proceso de aprendizaje, creando básicamente un clima de confianza. Este clima permitirá que las personas asuman y reconozcan sus errores “sin pudor” y aprendan para que no se repitan.

Volvamos al artículo de Javier Martínez (“Errores Nuevos, por favor”). Según el autor, los errores se cometen y se repiten por dos situaciones, que voy a analizar primeramente desde la perspectiva de la empresa (luego lo haré desde la perspectiva del consultor) y aplicado a un proyecto de implementación de un ERP:

La primera vez que se comete el error, es por falta de conocimiento. Si vamos a implementar nuestro primer ERP, ese conocimiento no lo tenemos aunque si podemos realizar nuestra propia investigación de causas de fracaso. Yo fue lo primero que hice hace dos años, cuando empecé a dedicarme a esto de la implementación de soluciones y lo coteje con mi experiencia anterior (dirigiendo proyectos de implementación desde dentro de una empresa)
La segunda y sucesivas porque no recuerdas lo que paso previamente. Si ya has implementado un ERP en tu empresa y ahora vas a migrar a un segundo ERP, no recordaras la mayor parte de los errores que cometiste, probablemente fue hace más de 5 años y no creíste importante capturar y/o almacenar el proceso de aprendizaje dentro de la organización

¿Qué hacer entonces para recordar? Y no repetir errores. Teniendo en cuenta que la memoria es “un recurso limitado” y frágil, lo que propone Javier Martínez, “esdesarrollar un proceso de aprendizaje (que genere lecciones aprendidas)”, que puedes poner en marcha y desarrollar a lo largo de la implementación del ERP. En este proceso no sólo habrá experimentación (nueva para la empresa), sino que además debe haber una reflexión que genere conocimiento en la propia organización para próximos proyectos (que impliquen una cierta transformación). Estas son algunas de las cuestiones que debes responder, según Javier Martínez, cada vez que detectes un error o problema en el proceso de implementación:

Qué pasó que fuese diferente de lo esperado
Por qué pasó eso
Qué debes guardar para utilizarlo la próxima vez
Qué debes cambiar

Este proceso de generación de conocimiento, mejorando el proceso de aprendizaje está contemplado en Scrum, en su reunión retrospectiva (Sprint Retrospective). Esta reunión retrospectiva que incorpora la mejora continua al proceso se puede aplicar en un proyecto de implementación de un ERP y tendría como objetivo mejorar de manera continuada la productividad del equipo de implementación y la calidad del proceso (generando conocimiento no solo para el consultor, sino para la empresa a implementar, que no debe perder esta oportunidad).


El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar durante cada fase (o Sprint) y el porqué se están consiguiendo o no los objetivos de cada una de ellas. De esta manera, se desarrolla un proceso de aprendizaje (lecciones aprendidas) y se aplica la mejora en las siguientes fases del proyecto.



Una retrospectiva no sólo debe fijarse en la solución de problemas, si no también hacer un reconocimiento de las cosas que fueron bien e identificar las que hay que potenciar más.

Estas son algunas de las cuestiones sobre las que hay que reflexionar en cada reunión retrospectiva:

Qué cosas han funcionado bien
Cuales hay que mejorar
Qué cosas quiere probar hacer en la siguiente fase
Qué se ha aprendido
Que problemas se han detectado y como se pueden resolver

El siguiente paso, para no perder ese conocimiento generado en este proceso de aprendizaje sería crear un sistema que permita capturar y/o almacenar lo aprendido, bien a través de las lecciones aprendidas o de la Reunión Retrospectiva de Scrum. Recuerda la fragilidad de nuestra memoria, si no "almacenas" el conocimiento lo pierdes casi todo. Todo esto sin perder de vista el propósito del proceso,si la gestión de riesgos trata de prevenir errores antes de que ocurran, las lecciones aprendidas buscan aprender una vez que ocurren los errores.

Estas lecciones aprendidas te serán muy útiles (tanto a nivel de empresa como a nivel personal) en la implementación de otros sistemas informáticos o soluciones (WMS, SGA, BI, CRM, etc.), y además en otro tipo de proyectos como por ejemplo: La implementación de un Sistema de Gestión de Calidad. En realidad, en cualquier proyecto que tenga un alto impacto en la transformación de la empresa.

Pasemos ahora a analizar porque se repiten los errores desde un punto de vista del consultor, partiendo del mismo axioma: Nadie quiere fallar intencionadamente.

La mayoría de los errores que vamos a analizar los hemos cometido todos los que nos dedicamos a la implementación de sistemas de información (bien desde dentro de la organización, bien como consultores externos). Y muchas veces, los consultores los siguen repitiendo por varias razones:

1.-No quieren perder el cliente.-Ser honesto con el cliente y decirle que no está preparado para la implementación de un ERP y que tiene que seguir un proceso ordenado con unos requisitos previos que "no cumple" (si fuera el caso), significa perder el cliente. ¿Porqué? Porque habrá 10 consultores que le dirán que adelante, firmaran el contrato y luego irán “timoneando” los problemas de la mejor manera posible a lo largo de la implementación. La mayoría de las veces, esta situación provocara los siguientes efectos: Incremento del presupuesto, y/o aumento del tiempo planificado de implementación (No cumplimiento del cronograma), y/o no se lograran los objetivos establecidos inicialmente, siempre en el mejor de los casos. En el peor, se convertirá en un proyecto fracasado

2.-No han establecido un sistema de lecciones aprendidas, y de mejora del proceso de implementación

3.-El cliente prima el éxito (y penaliza el fracaso).- Como dice Javier Martínez, “estamos acostumbrados a compartir los éxitos y a esconder los fracasos lo que aumenta el riesgo de que otros repitan los mismos errores dilapidando tiempo y recursos”. Por eso en la red, cualquier iniciativa que ponga de manifiesto los errores que hay detrás de nuestros fracasos, tiene un efecto viral, como ha ocurrido con el profesor de la Universidad Princeton Johanes Haushofer. Este profesor ha publicado un curriculum vitae de errores en el que recoge: las universidades donde no fue aceptado como docente, los artículos que escribió que le rechazaron las revistas científicas y las becas o los fondos de investigación que le fueron denegados. ¿Imagináis si todos tuviéramos un cv. de errores?

Hasta ahora, en dos años como profesional en implementación de soluciones, ningún cliente me ha preguntado en una presentación de mi ERP cuáles son mis casos de fracaso (y que conocimiento genero),.... siempre preguntan por los casos de éxito. Si visitas una página web de cualquier empresa de consultoría nunca veras “casos de fracasos”, dato más que curioso ya que circula una estadística-rumor de que el 70% de los proyectos de implementación no cumplen las expectativas (costo, tiempo y objetivos) en Latinoamérica

4.-La falta de conocimiento.- Existe una idea generalizada de que el consultor no se tiene que preocupar y por tanto ocupar, en apoyar a la empresa en algunos aspectos previos (Análisis procesos, gestión del cambio, crear una visión y establecer objetivos conjuntamente con la empresa, etc.). Por lo cual, falta formación y conocimiento en algunos aspectos que yo considero claves en la implementación de un ERP

Estos son los 6 errores que pueden hundir tu proyecto ERP en el inicio (¡Errores nuevos, por favor!), y que han sido parte de mis fracasos y han generado mis lecciones aprendidas:

1.- Falta de COMPROMISO de La Gerencia o de la Alta Dirección

2.- Falta de un ANÁLISIS Inicial (o punto de partida)

3.- Falta de una VISIÓN del proyecto y de OBJETIVOS claros

4.- No tener definidos (y documentados) los PROCESOS CLAVE de tu negocio

5.- No darle importancia al impacto del ERP en la organización y a como GESTIONAR EL CAMBIO

6.- No establecer la FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN de los usuarios como una prioridad del proyecto (dotándola de los recursos necesarios)

La próxima semana completaré el Post (con la parte II) con una breve explicación de cada uno de estos errores y su relevancia en este tipo de proyectos, y acabaré con una recomendación adicional que espero que te pueda apoyar en la implementación de tu ERP cumpliendo los objetivos que te has propuesto.

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