Qué es gestión de compras y aprovisionamiento en retail

Qué es gestión de compras y aprovisionamiento en retail

1/17/17 8:30 AM / por Miguel Soto

La gestión de compras y el aprovisionamiento son procesos que te permiten adquirir los productos que son necesarios para una tienda en la cantidad correcta, en el momento preciso, con el menor coste e inversión posible y teniendo la total garantía sobre su calidad.

A todo esto se suman las expectativas de servicio (flexibilidad, cambios de tiempos, cambios en volumen...) derivadas del cliente final.

La diferencia entre una gestión de compras y aprovisionamiento modernizados y el concepto tradicional está en el coste total de los productos consumidos. En el aprovisionamiento debe incluirse: 

• El precio de adquisición
• El gasto en transporte
• La inversión en stock
• El coste de pedido (determinar la necesidad en cantidad y fecha, comunicación, seguimiento del pedido, control, pago...).
• La inversión relacionada con los términos de pago

Así que el aprovisionamiento representa el concepto integral de todos estos costes, desde la fabricación de los artículos por parte del proveedor hasta su llegada en el punto de consumo. En cambio la gestión de compras representa la función transaccional de todo el proceso de aprovisionamiento de productos.

Por eso, si tienes que decidir entre diversas alternativas de proveedores debes tener en cuenta todo estos factores integrados dentro de tu estrategia de negocio.

Factores que influyen en la gestión de compras y aprovisionamiento

Existen muchos factores que condicionan las políticas de gestión y aprovisionamiento de un retail. Por ejemplo:

• Política corporativa del negocio
• Estrategia de negocio
• Mercado de aprovisionamiento
• Organización de compras
• Logística y producción

La importancia de la estrategia para la gestión de compras y aprovisionamiento

El aprovisionamiento incluye varias funciones dentro de un negocio y, por esta razón, debes considerar este proceso como una parte esencial de la estrategia de tu negocio.

Los elementos que debes tener en cuenta son: La identidad de la empresa, la colocación dentro de tu mercado, la capacidad de tu negocio y los problemas de gestión que tienes actualmente.

 Plantéate las siguientes cuestiones:

• ¿Qué hace y qué representa tu empresa?
• ¿Qué valores tiene tu negocio?
• ¿Quiénes son tus clientes potenciales?
• ¿Qué quieren o qué esperan de ti ellos?
• ¿En qué creen?
• ¿Cuáles son tus fortalezas y debilidades?
• ¿Cómo quieres crecer?

 Aunque no te lo parezca, la gestión de compras y aprovisionamiento y la identidad de la empresa son dos aspectos que tienen relación entre ellos.

 Supongamos que tu negocio se ha construido alrededor de una ética ambientalmente responsable. Entonces, tu estrategia de aprovisionamiento debe reflejar esta visión.

 Debes establecer políticas para asegurarte de que te abasteces de proveedores con éticas similares o que están obteniendo artículos que no son peligrosos para el medio ambiente.

 Los clientes estarán sin duda, atraídos por este tipo de filosofías y prácticas de tu negocio y valorarán que tu marca sea leal en este sentido.

 Pasos en el proceso de abastecimiento

 Alinear tu función de aprovisionamiento con tu estrategia de negocio es sólo una parte del objetivo final de tu gestión de compras.

 El proceso de gestión de compras de productos se conoce como el ciclo de adquisición, un proceso que involucra los siguientes pasos:

• Identificación del requisito
• Autorizar la solicitud de compra
• Aprobar la solicitud de compra
• Identificar proveedores
• Negociar
• Seleccionar el proveedor
• Recibo de pedido
• Entrada de mercancía
• Pago al proveedor

 Aunque esta lista es extensa, la naturaleza de tu retail determinará el alcance de este ciclo.

Por ejemplo, si tu negocio es grande, seguramente necesitarás someterte a una fase más implicada de “identificación del requisito" (por ejemplo). Por otra parte, si tu negocio es más pequeño, esta etapa puede ser rápida y sencilla. Debes comprender el alcance de tu negocio y adaptarlo según sea necesario.

 El proceso de gestión de compras

 La compra es un subconjunto de compras y se refiere simplemente al proceso que va desde la compra, la recepción hasta el pago de los productos.

 Dentro del ciclo general de este proceso de gestión de compras, se incluyen estos pasos:

• Recibo de pedido
• Entrada de mercancías
• Grabación de facturas
• Pago al proveedor

 A diferencia del ciclo de aprovisionamiento, los pasos relacionados con la compra no deben adaptarse al tamaño de cada negocio. Estos son pasos fundamentales para conseguir una buena gestión de compras y se deben emplear rutinariamente por igual a todos los negocios.

Tener en cuenta todo esto no es una banalidad. Hablamos de que la persona que ocupa este puesto dentro de tu retail tiene una responsabilidad crítica en la rentabilidad de una de las más importantes inversiones de tu negocio, la fuerza de ventas.  

Por lo tanto debes hacer que el responsable de este puesto asuma sus principales funciones y responsabilidades y facilitarle recursos para que pueda dedicarse a lo importante del puesto facilitándole las tareas de organización, registro, análisis y restricción de la información.

Con la analítica de retail puedes simplificar todo el proceso de gestión de compras y aprovisionamiento. Por ejemplo, más arriba mencionamos la inversión en stock y el coste del pedido. Una de las fuentes en que se basa la analítica de retail son los datos que te puede proporcionar un software POS (Point of Sales, en inglés).

Con esta herramienta puedes realizar un seguimiento del stock de tu tienda en tiempo real, en lugar de esperar que los números se actualicen cada hora o cada día, tal y como ocurre en la mayoría de los sistemas tradicionales. Esto incluye, ver qué artículos están disponibles, en proceso o en orden y decidir de forma rápida cuántos productos necesitas pedir para facilitar una buena gestión de compras.

 Además, un software POS también es capaz de generar automáticamente los pedidos porque el inventario se actualiza en tiempo real y si tienes tiendas en distintas ubicaciones puedes comprobar el stock que queda en el resto de retails para ordenar pedidos desde un solo lugar. En este artículo ‘Para qué sirve un software POS en retail’ te ampliamos la información.

También puedes saber si un cliente realiza una devolución en otra de tus tiendas y esto genera transacciones más rápidas y clientes más satisfechos. Otra de las ventajas adicionales de un software POS es que permite a tus encargados de tienda acceder de inmediato a la información del cliente desde otros lugares y te ofrece informes de control de stock, ventas, existencias…

Las soluciones de punto de venta se integran con los sistemas de contabilidad, la gestión de compras e inventarios y stock, los precios de los productos y los procesos de gestión de compra y venta, ayudándote a optimizar el funcionamiento de tu negocio para que obtengas todos estos beneficios:

• Menores costes de mantenimiento de stocks.
• Disminución de devoluciones.
• Control de entradas innecesario (la calidad está asegurada).
• Respuesta rápida a modificaciones en los pedidos.
• Reducción de costes de seguimiento y entregas
• Hacer seguimientos de inventario
• Crear alertas de emisión de un nuevo pedido
• Controlar lo que se vendió para propiciar mejores acuerdos con tus proveedores…

Eso sí, para hacer una buena gestión de compras debes saber qué y cómo la estás haciendo. Sólo así podrás anticiparte a los clientes y a la competencia y generar un modelo de negocio rentable.

Quince grandes errores en la gestión de compras | Empleo y Management | Gestion.pe

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Quince grandes errores en la gestión de compras


Sábado, 23 de mayo del 2015

EMPLEO Y MANAGEMENT

06:33


Aptitus por G de Gestión. La gestión del abastecimiento solía ser una actividad que no requería mayor esfuerzo: la oferta se establecía en relación con los productos más vendidos. Hoy, las cosas se presentan un poco más complejas.

Foto: Usi

Marco Espejo
Consultor asociado de Grupo Progresa

Los mercados han cambiado diametralmente desde la época de la Revolución Industrial, en la que se establecieron las bases del consumismo occidental.

La globalización, como proceso dinámico y constante, ha desarrollado en los clientes necesidades que permanecieron ocultas y que determinan la oportunidad para establecer estrategias orientadas a fortalecer la simbiosis de la disponibilidad de inventario y la satisfacción del cliente, evitando que los siguientes 15 errores a los que están expuestos los compradores traben la gestión de comprasy mermen los resultados operativos y financieros.

1. Falta de políticas en las compras. Las políticas representan un conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso respecto a las condiciones de costo, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento y de operación, como canjes y devoluciones.

2. No estandarizar proveedores. Desarrollar el perfil del proveedor nos permite medir la capacidad en el manejo de información, respuesta, disponibilidad de materiales y confiabilidad en los tiempos de entrega. Al trabajar bajo parámetros desiguales, hay un alto grado de exposición al riesgo sobre la calidad de materiales y servicios que requieren nuestros clientes para la continuidad de las operaciones.

3. Solo los proveedores deben visitarnos. ¿Has recibido propuestas de proveedores capaces de atender todo tipo de materiales? Es un error constante focalizar el abastecimiento en proveedores como si fueran nuestros asistentes en la tarea.

Como comprador, ¿en alguna ocasión dejaste la comodidad de tu escritorio para visitar proveedores? ¿Qué sorpresa te llevaste? Gran parte de estos afrontan el rol de intermediarios comerciales desprendiéndose del inventario y arriesgando la capacidad de respuesta ante cambios inesperados del mercado. Existen también los proveedores que asumen la administración e inversión descuidando las operaciones de manipulación y almacenamiento.

4. No evaluar el desempeño de los proveedores. Es necesario llevar un registro de evaluación cuantitativa por cada abastecimiento de los proveedores considerando factores de tiempo de reposición, cantidades atendidas, calidad, cumplimientos comerciales, entre otros. Esto proporciona, periódicamente, recomendaciones necesarias para fortalecer la relación comercial.

5. No intercambiar información. Es una función determinante en la planificación del abastecimiento. Al anticipar la demanda del mercado, obtenemos la ventaja para establecer cronogramas de abastecimiento en beneficio de establecer acuerdos comerciales sobre el costo unitario de compra.

6. Limitar la negociación a los descuentos. Cuando los materiales no son considerados críticos o no están expuestos a escasez, es preciso evaluar el impacto sobre el incremento del volumen de compra por descuentos en el costo unitario. Estas propuestas esconden excedentes de inventarios, recogimiento de demanda, cierre del ciclo de vida, entre otras premisas para el “costo de oportunidad”, el cual puede incrementar el costo de almacenamiento.

7. El proceso de abastecimiento no termina en la orden de compra. Muchos compradores responden a sus clientes que la orden de compra ya ha sido generada y hay que esperar a que el proveedor la atienda, respuesta que impacienta a todo requirente ante la falta de visibilidad. Es importante, entonces, monitorear el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la orden de compra.

8. Ignorar la rotación. Los materiales, como agentes del abastecimiento, son el punto de partida para determinar la frecuencia y cantidades a comprar. Todo comprador debe administrar sus recursos y su tiempo, y debe clasificar los materiales según la frecuencia de despacho.

De esta manera se identifican los artículos de alta y baja rotación, donde los primeros deberán tener un tratamiento especial con estrategias que garanticen la disponibilidad del inventario, mientras que, para los artículos con baja rotación, se deberá evitar la inmovilización de la inversión.

9. Administrar todos los artículos por igual. Para categorizar los artículos se pueden emplear herramientas primarias, como la clasificación de Pareto y los índices de rotación, que nos servirán de fuentes de información para la toma de decisiones en el abastecimiento.

También, podemos subcategorizarlos a partir de la función que cumplen en la empresa, encontrándonos con artículos estacionales, de tránsito, obsoletos, de seguridad, entre otros.

10. Descartar artículos de baja rotación. Una decisión precipitada es deshacerse del inventario de baja rotación. En ellos, podríamos encontrar artículos estacionales, críticos o sensibles a la escasez; por ello, es importante mantener en inventario cantidades que respondan a la demanda.

11. Errores en el catálogo. La creación de códigos debe ser una tarea centralizada del área de compras, porque es la que tiene la información técnica y funcional de primera fuente. Ignorar o simplificar el grado de complejidad de esta actividad nos conllevará a duplicar el inventario mediante dos códigos distintos para un mismo artículo.

12. Logística debe proyectar la demanda. El área de compras debe conjugar esfuerzos con los clientes internos y externos para anticipar y atender la demanda. Para alcanzarlo, no debe limitar sus funciones como receptor de información empleando modelos de programación de inventarios con bajo margen de error.

13. Trabajar sin alertas de inventario. Mediante los niveles de inventario podemos minimizar los excedentes y quiebres. El stock máximo nos permitirá tener en el almacén la cantidad necesaria para cubrir la demanda y el nivel de seguridad. Por su parte, el nivel mínimo nos alertará para realizar la reposición evitando la descompensación y quiebre.

14. ¿Nivel de servicio al 100%?. Es paradójico, pero tener la capacidad de atender todo lo que requieren nuestros clientes no es lo más apropiado.

Frecuentemente, caemos en el facilismo de realizar una sola comprar sin considerar la rotación, lo que nos enfrentará a posibles inmovilizaciones de inventario, acrecentándose las incidencias por obsolescencias, vencimientos o falta de liquidez.

15. Gestión sin indicadores. Estas herramientas nos permitirán concentrar nuestros esfuerzos en los 14 errores previamente identificados.