El almacenamiento, elemento clave de la cadena de abastecimiento, ha evolucionado. Así también, lo han hecho las estructuras logísticas que sustentan esta operación. Sólo un leve rastro queda de los antiguos almacenes o bodegas cuyo enfoque esencial era el acopio de mercancías. Hoy, somos testigos de la hegemonía de los denominados Centros de Distribución (CD), mega estructuras cuyo diseño y distribución interna se enfocan al servicio y soporte de la organización.
Pero, ¿cómo podemos concretar un diseño y distribución eficientes para nuestro CD?, ¿Qué áreas se deben priorizar?, ¿Qué procesos se deben jerarquizar? Para dar respuesta a estas incógnitas, Revista Logistec, abrió la consulta a sus lectores y profesionales del sector, debate virtual que tuvo como punto de partida la siguiente interrogante: ¿Cómo diseñar correctamente el layout de un CD?.
Antes de desglosar el debate y las consideraciones de los profesionales es importante establecer que distintos especialistas del ámbito logístico han identificado dos fases fundamentales al momento de diseñar un CD; estas son:
• Fase de diseño de la instalación.
• Fase de diseño de la disposición de los elementos que debe "integrar" el CD. El contenido.
Es esta segunda acepción la que conocemos comúnmente como: diseño del layout, terminología que se utiliza para designar al esquema de distribución de determinados elementos dentro de un diseño. Extrapolando la definición anterior al ámbito logístico y, específicamente, al Centro de Distribución entenderemos que el diseño de layout se refiere a la integración de las diferentes áreas funcionales en un CD, que abarca el arreglo y composición de las secciones funcionales internas a dicha estructura, es decir, aquello que se encuentra dentro de las cuatro paredes de la estructura.
Por otro lado, hay quienes consideran que el diseño del layout de un CD, también puede comprometer a las áreas externas del mismo (diseño de másterplan). No obstante, esta doble dimensión (interna/externa) dependerá de que éste se diseñe a partir de una estructura existente o desde cero.
Establecidas estas consideraciones, volvamos entonces a la pregunta inicial: ¿Cómo diseñar correctamente el layout de un CD? Según lo expuesto por los expertos, inicialmente, el diseño del layout de un CD debe considerar dos elementos esenciales:
• El o los productos/mercancías que almacenaremos.
• Los procesos internos que se pondrán en marcha para la recepción, almacenamiento y despacho de dichas mercancías.
Tras el análisis de cada uno de estos procesos, en función de los productos, se definirá el esquema o diseño del layout del Centro. En términos simples: la operación es la que guía al layout (no al revés).
Un tercer elemento en esta lógica es el costo de dicho diseño, no obstante, este factor no se abordará, dado que se infiere que las propuestas de diseño nacen a partir de un presupuesto previamente establecido y aprobado.
Complementariamente, los profesionales coincidieron en la importancia de analizar diferentes esquemas, antes de decidir. No olvidemos que esta elección es determinante para nuestra cadena de abastecimiento y una decisión precipitada no sólo puede implicar altos costos, sino también, el principio del fin de nuestra compañía. En esta línea, para facilitar o guiar la elección entre uno u otro esquema, los expertos establecieron los siguientes parámetros a considerar en el diseño del layout:
• Debe soportar las operaciones actuales y las diseñadas para el futuro.
• Debe incluir la planificación de futuras áreas de expansión o crecimiento para garantizar el menor cambio a las áreas o instalaciones existentes o construidas en la primera fase, simplificando la construcción, el montaje y arranque de las áreas futuras.
• Debe contemplar el factor tecnológico, es decir, el uso de software de gestión de almacenes (WMS) y tecnologías relacionadas (Radiofrecuencia, código de barras, etc.). Dado que la operación es la que guía al layout y, hoy en día, el uso de este tipo de soluciones es masivo e ineludible, este es un factor que no se puede pasar por alto.
• El diseño del layout de un CD es un ‘traje a la medida’ para una compañía en particular y no necesariamente debe ser igual al del vecino, que comercializa productos similares.
• El diseño debe basarse en el principio de ‘simplicidad’. Un CD bien configurado se caracteriza por lo simple y funcional. Cualquier esquema que no responda a esta premisa, es descartable.
ÁREAS A CONSIDERAR
Teniendo en cuenta la dimensión interna del diseño del Layout de un CD, los expertos definieron cinco áreas (o subprocesos) a considerar para configurar la distribución de las superficies disponibles, así como las instalaciones físicas que permiten acomodar sinérgica y flexiblemente los proceso y los sistemas del funcionamiento del CD:
LA RECEPCIÓN DE MATERIALES Y PRODUCTOS. Este subproceso es el punto de inicio de las operaciones del CD. En el área de recepción, también se realiza la inspección de los productos que se ordenaron, constatando que coincidan con lo que realmente se solicitó a los proveedores. Por otra parte, el área de recepción –en ocasiones- también se utiliza para el subproceso de despacho de mercaderías, por ello, es primordial ingresar los productos rápidamente, de manera que no se entorpezcan las demás actividades. Para la eficiente configuración de esta zona es importante preguntarse si: ¿La recepción y despacho de mercaderías pueden convivir juntas?, ¿Qué tipo de camiones se recibirán?, ¿Cuántos y en cuántas horas?, ¿Cuántos debo descargar en forma simultánea? ¿En qué tipo de camiones viene la mercadería (carga lateral o trasera)? ¿La carga viene paletizada?, etc.
2. EL ACOMODO (SLOTTING). La dispersión de los productos dentro del CD es de alta prioridad. El que cada producto este ubicado donde debe estar es una necesidad de primer orden, por ello, se deben establecer criterios adecuados para su ubicación, por ejemplo: los productos con mayor rotación deben estar más cerca de las salidas. Este criterio es de mucha importancia, ya que afecta directamente la productividad del CD.
3. EL ALMACENAMIENTO (STORAGE). Este subproceso debe extenderse el menor tiempo posible para evitar los costos directos de su mantenimiento. Igualmente, debe realizarse con los equipos adecuados (transpaletas, montacargas, etc.), con el fin de evitar, el robo, el deterioro, vencimiento, daño y obsolescencia del producto. Profundamente relacionado con el slotting, un eficiente almacenamiento de productos se logrará si tenemos clara la forma en que se manejan (FIFO, FEFO, LIFO o LEFO). Además de la rotación de un producto, para la eficiente configuración de esta zona es imprescindible tener en cuenta: los volúmenes administrados, el tipo de productos que se almacena, las medidas de las unidades logísticas, las medidas de los racks, estantes, etc. Al mismo tiempo, se deben considerar el tipo y cantidad de vehículos que transitan al interior del CD, la dotación, etc.
4. LA SELECCIÓN (PICKING). Esta actividad se ve afectada directamente por la recepción, el slotting y almacenamiento. Todos los errores que se cometan en estos subprocesos afectarán a la selección, retardando las actividades que siguen, disminuyendo los niveles de productividad y disparando los costos del CD.
5. EL DESPACHO. Este es el subproceso donde se ven recompensados todos los esfuerzos, no sólo del almacenamiento sino también los esfuerzos logísticos de la organización. Trae como consecuencia la satisfacción del cliente, la facturación, el retorno de la inversión, permitiendo a la organización reiniciar el ciclo del proceso productivo.
DATOS CLAVE
Ahora bien, ¿Qué información se necesita para empezar un diseño de este tipo? Teniendo en cuenta que el diseño del layout apunta a configurar los espacios al interior del CD para que los subprocesos descritos se realicen de forma eficiente, los expertos coincidieron en que se deben especificar:
1. Las dimensiones que requerirá cada una de las áreas (cuánta superficie necesito y de qué altura).
2. Las actividades que conforman cada subproceso, sus horarios y la dotación de personal que interviene en ellos.
3. El equipamiento tecnológico que se requerirá en cada subproceso.
4. El tipo de unidades de carga a manipular (pallets, cajas, toneles, etc.).
5. Tipos de estantería y modulación que se usará (rack selectivo, doble profundidad, drive-in, push-back, etc.).
6. Tipo de vehículos que intervendrán en cada operación (Transpaletas, montacargas, reach-trucks, etc.).
7. Condiciones ambientales de la operación.
8. Niveles o especificaciones de iluminación que se requiere en cada subproceso.
9. Servicios y suministros.
10. Elementos de seguridad.
Consecuentemente, los profesionales agregaron que las áreas principales del CD deben ser lo más regulares y simétricas posibles, manteniendo un perímetro rectangular que facilite la visualización de la instalación, tanto para la gestión como para la operación. Por otra parte, frente a la disyuntiva de priorizar el espacio de almacenamiento versus el de maniobra, los expertos coincidieron en privilegiar el espacio de circulación frente al de almacenamiento, ya que muchas veces lo que se gana en almacenamiento se pierde por la lentitud de la operación.
Los expertos también enfatizaron en la importancia de delimitar las rutas y los sentidos de circulación entre áreas, para evitar ‘cuellos de botella’ o cruces conflictivos en lugares donde el flujo de tránsito es alto o frecuente. En este punto, no hay que olvidar que en el CD circulan vehículos y personas, por lo que definir eficientemente los espacios previene accidentes.
¿Y LAS OFICINAS?
Respecto del flujo de ingreso del personal administrativo o visitantes (proveedores o clientes), desde el exterior hasta las oficinas, los expertos determinaron que lo óptimo es que esté lo más alejado del flujo de personal que trabajan en el almacén (operarios). El mismo principio se aplica al tráfico de vehículos particulares (estacionamientos separados, evitar cruces de calles internas, etc.).
CONFIGURACIONES ÓPTIMAS
Para alcanzar una eficiente configuración del layout de un CD, esta deberá planearse en función de las operaciones que se desarrollarán y de su volumen. De esta forma:
• En un CD que almacene mercancía paletizada es conveniente la configuración de flujo ABC, donde prevalece el movimiento de pallets completos.
• Una configuración de flujo en “U” (un único frente de recepción y expedición) optimiza los recorridos y ocupación de los montacargas.
• Para una plataforma donde el cruce de andén es característico, el flujo en “l” (recepción y expedición en frentes opuestos) facilita el control de los diferentes procesos.
• También existen configuraciones mixtas, pero la selección final dependerá de un análisis detallado de los recorridos, espacio disponible, sentido de las ampliaciones, fases de implementación, etc.
DIMENSIÓN EXTERNA DEL DISEÑO DEL LAYOUT
Teniendo en cuenta la dimensión ‘externa’ del diseño del layout de un CD que, principalmente, considera: La elección del lugar donde se emplazará el CD; el diseño y construcción de sus instalaciones principales (eléctrica, telefónica, ventilación, sistemas contra-incendios, sistemas de seguridad, etc.) y los materiales que se utilizarán para la construcción del la meta- estructura (paredes, cielo y suelos); los expertos coincidieron en que:
• El CD debe tener una ubicación estratégica; estar cercano a alguna carretera, avenida principal o cercano al lugar de donde se requiere el producto para su elaboración o transformación, ya que con eso se conseguiría mayor eficiencia en los procesos de abastecimiento y despacho.
• En torno a su ubicación, además, deberán considerarse las restricciones legales respecto del tráfico en las rutas de acceso (tonelaje, altura, emisión de ruido, etc.). Igualmente, deberán considerarse aquellas normativas tendientes a la protección del entorno y las personas.
• La elección de la ubicación también debe contemplar la posibilidad de crecimiento. Si se espera que el negocio tenga una evolución favorable en los niveles de ventas, se debe proyectar la necesidad de más espacio físico a corto o mediano plazo.
