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La gestión de compras y el aprovisionamiento son procesos que te permiten adquirir los productos que son necesarios para una tienda en la cantidad correcta, en el momento preciso, con el menor coste e inversión posible y teniendo la total garantía sobre su calidad.
A todo esto se suman las expectativas de servicio (flexibilidad, cambios de tiempos, cambios en volumen...) derivadas del cliente final.
La diferencia entre una gestión de compras y aprovisionamiento modernizados y el concepto tradicional está en el coste total de los productos consumidos. En el aprovisionamiento debe incluirse:
- El precio de adquisición
- El gasto en transporte
- La inversión en stock
- El coste de pedido (determinar la necesidad en cantidad y fecha, comunicación, seguimiento del pedido, control, pago...).
- La inversión relacionada con los términos de pago
Así que el aprovisionamiento representa el concepto integral de todos estos costes, desde la fabricación de los artículos por parte del proveedor hasta su llegada en el punto de consumo. En cambio la gestión de compras representa la función transaccional de todo el proceso de aprovisionamiento de productos.
Por eso, si tienes que decidir entre diversas alternativas de proveedores debes tener en cuenta todo estos factores integrados dentro de tu estrategia de negocio.
Factores que influyen en la gestión de compras y aprovisionamiento
Existen muchos factores que condicionan las políticas de gestión y aprovisionamiento de un retail. Por ejemplo:
- Política corporativa del negocio
- Estrategia de negocio
- Mercado de aprovisionamiento
- Organización de compras
- Logística y producción
La importancia de la estrategia para la gestión de compras y aprovisionamiento
El aprovisionamiento incluye varias funciones dentro de un negocio y, por esta razón, debes considerar este proceso como una parte esencial de la estrategia de tu negocio.
Los elementos que debes tener en cuenta son: La identidad de la empresa, la colocación dentro de tu mercado, la capacidad de tu negocio y los problemas de gestión que tienes actualmente.
Plantéate las siguientes cuestiones:
- ¿Qué hace y qué representa tu empresa?
- ¿Qué valores tiene tu negocio?
- ¿Quiénes son tus clientes potenciales?
- ¿Qué quieren o qué esperan de ti ellos?
- ¿En qué creen?
- ¿Cuáles son tus fortalezas y debilidades?
- ¿Cómo quieres crecer?
Aunque no te lo parezca, la gestión de compras y aprovisionamiento y la identidad de la empresa son dos aspectos que tienen relación entre ellos.
Supongamos que tu negocio se ha construido alrededor de una ética ambientalmente responsable. Entonces, tu estrategia de aprovisionamiento debe reflejar esta visión.
Debes establecer políticas para asegurarte de que te abasteces de proveedores con éticas similares o que están obteniendo artículos que no son peligrosos para el medio ambiente.
Los clientes estarán sin duda, atraídos por este tipo de filosofías y prácticas de tu negocio y valorarán que tu marca sea leal en este sentido.
Pasos en el proceso de abastecimiento
Alinear tu función de aprovisionamiento con tu estrategia de negocio es sólo una parte del objetivo final de tu gestión de compras.
El proceso de gestión de compras de productos se conoce como el ciclo de adquisición, un proceso que involucra los siguientes pasos:
- Identificación del requisito
- Autorizar la solicitud de compra
- Aprobar la solicitud de compra
- Identificar proveedores
- Negociar
- Seleccionar el proveedor
- Recibo de pedido
- Entrada de mercancía
- Pago al proveedor
Aunque esta lista es extensa, la naturaleza de tu retail determinará el alcance de este ciclo.
Por ejemplo, si tu negocio es grande, seguramente necesitarás someterte a una fase más implicada de “identificación del requisito" (por ejemplo). Por otra parte, si tu negocio es más pequeño, esta etapa puede ser rápida y sencilla. Debes comprender el alcance de tu negocio y adaptarlo según sea necesario.
El proceso de gestión de compras
La compra es un subconjunto de compras y se refiere simplemente al proceso que va desde la compra, la recepción hasta el pago de los productos.
Dentro del ciclo general de este proceso de gestión de compras, se incluyen estos pasos:
- Recibo de pedido
- Entrada de mercancías
- Grabación de facturas
- Pago al proveedor
A diferencia del ciclo de aprovisionamiento, los pasos relacionados con la compra no deben adaptarse al tamaño de cada negocio. Estos son pasos fundamentales para conseguir una buena gestión de compras y se deben emplear rutinariamente por igual a todos los negocios.
Tener en cuenta todo esto no es una banalidad. Hablamos de que la persona que ocupa este puesto dentro de tu retail tiene una responsabilidad crítica en la rentabilidad de una de las más importantes inversiones de tu negocio, la fuerza de ventas.
Por lo tanto debes hacer que el responsable de este puesto asuma sus principales funciones y responsabilidades y facilitarle recursos para que pueda dedicarse a lo importante del puesto facilitándole las tareas de organización, registro, análisis y restricción de la información.
Con la analítica de retail puedes simplificar todo el proceso de gestión de compras y aprovisionamiento. Por ejemplo, más arriba mencionamos la inversión en stock y el coste del pedido. Una de las fuentes en que se basa la analítica de retail son los datos que te puede proporcionar un software POS (Point of Sales, en inglés).
Con esta herramienta puedes realizar un seguimiento del stock de tu tienda en tiempo real, en lugar de esperar que los números se actualicen cada hora o cada día, tal y como ocurre en la mayoría de los sistemas tradicionales. Esto incluye, ver qué artículos están disponibles, en proceso o en orden y decidir de forma rápida cuántos productos necesitas pedir para facilitar una buena gestión de compras.
Además, un software POS también es capaz de generar automáticamente los pedidos porque el inventario se actualiza en tiempo real y si tienes tiendas en distintas ubicaciones puedes comprobar el stock que queda en el resto de retails para ordenar pedidos desde un solo lugar. En este artículo ‘Para qué sirve un software POS en retail’ te ampliamos la información.
También puedes saber si un cliente realiza una devolución en otra de tus tiendas y esto genera transacciones más rápidas y clientes más satisfechos. Otra de las ventajas adicionales de un software POS es que permite a tus encargados de tienda acceder de inmediato a la información del cliente desde otros lugares y te ofrece informes de control de stock, ventas, existencias…
Las soluciones de punto de venta se integran con los sistemas de contabilidad, la gestión de compras e inventarios y stock, los precios de los productos y los procesos de gestión de compra y venta, ayudándote a optimizar el funcionamiento de tu negocio para que obtengas todos estos beneficios:
- Menores costes de mantenimiento de stocks.
- Disminución de devoluciones.
- Control de entradas innecesario (la calidad está asegurada).
- Respuesta rápida a modificaciones en los pedidos.
- Reducción de costes de seguimiento y entregas
- Hacer seguimientos de inventario
- Crear alertas de emisión de un nuevo pedido
- Controlar lo que se vendió para propiciar mejores acuerdos con tus proveedores…
Eso sí, para hacer una buena gestión de compras debes saber qué y cómo la estás haciendo. Sólo así podrás anticiparte a los clientes y a la competencia y generar un modelo de negocio rentable.
AUTOR: Ignacio Gómez Escobar – investigador y consultor en Retail. Experto en el mercado minorista, logística e investigación de mercados en Colombia. En el sector del retail, desde grandes superficie hasta tiendas de conveniencia o proximidad, tiendas de barrio, centros comerciales y almacenes de cadena. Experiencia en negocios de alimentos, tiendas de ropa y misceláneas. Enfasis en negocios vía internet e impulsando las estrategias Omnicanal, lo que implica para una empresa utilizar todos lo canales de venta.
