¿Quién y con qué recursos debe hacer el inventario?
¿Cada cuánto tiempo debo hacer un inventario?
Lo habitual es que toda la tienda se cuente de forma completa una o dos veces al año, pero esto es algo que depende mucho de cada operador ya que según la naturaleza y valor del producto es posible hacer más o menos inventarios. Es por esto que también se suelen hacer inventarios parciales además de los generales.
Inventario General: aquel en el que de una vez contamos toda la tienda y el almacén. Nos ofrece una visión completa sobre el estado del stock, índices de demarca e impacto en la cuenta de explotación. Es la mejor forma de tener una “foto” del estado actual de una tienda.
Inventario Parcial: es aquel que se realiza de forma independiente al general sobre una unidad de negocio o familia de producto concreta, con la principal finalidad de ajustar el stock de forma inmediata.
El inventario parcial es muy útil para corregir desviaciones de forma rápida sin necesidad de esperar a un inventario general. Como norma general cuanto más valioso es un producto más veces se cuenta a lo largo del año o su ciclo de vida, con el fin de detectar alguna anomalía cuanto antes ya que la pérdida de sólo una unidad puede suponer un grave problema económico.
En cualquier caso, tanto el inventario general como los diferentes inventarios parciales que se vayan a realizar deben estar programados y previstos dentro de la coherencia propia de la actividad comercial en una planificación anual.
Por ejemplo: si tengo una tienda de artículos de camping y mi pico de ventas es en verano, lo lógico sería hacer un inventario general unas semanas antes de que empiece mi pico de ventas, de esa forma podré sanear el stock, saber si mi stock teórico es real o no para afrontar la campaña y por tanto pedir a los proveedores aquellos artículos con los que deba reforzar mi stock de cara a ese pico de ventas. Lo que no puede ocurrir es que en pleno pico de ventas detecte que el stock está mal y me quede sin producto en plena campaña. Eso es perder clientes, ventas y dinero.
La programación de inventarios por tanto es algo particular de cada comercio, pero personalmente soy partidario de hacer un inventario general cada 6 meses y diferentes inventarios parciales según las familias de producto que tengamos. Intensificaría aquellas que tuvieran mayor índice de robo y las de mayor precio de compra.
¿Quién y con qué recursos debe hacer el inventario?
El inventario siempre es iniciativa y responsabilidad final del comercio, de la empresa. Lo que debe determinar es quién hará el conteo de los productos.
Para realizar el conteo podemos tener un un proveedor externo o recurrir a personal propio. Veamos las diferencias:
1) Proveedor externo. Se trata de una empresa que se dedica profesionalmente a contar y hacer inventarios.
Ventajas:
Suelen tener personal muy profesional, acostumbrado a contar grandes cantidades y en tiempos muy rápidos.
El margen de error de conteo es muy bajo.
Como no tienen relación con la gerencia de la tienda hacen un conteo real “no influenciado” por el posible resultado.
Como no es personal de tienda no hay que modificar horarios de trabajo y no trastoca demasiado el planning habitual de la tienda.
Trabajan con un software y hardware (pda, lectores de códigos de barras) avanzado, lo cual reduce el margen de error y mejora en rapidez.
Normalmente trabajan con muchos puntos de venta de la misma cadena, por lo que conocen muy bien cómo se distribuyen las tiendas, productos que se pueden confundir con facilidad, etc. Llegando a integrar su software de gestión de inventarios con el de la tienda, por lo que con unos cuantos clicks de ordenador se puede volcar toda la información con total seguridad y fiabilidad.
Inconvenientes:
Presupuesto elevado (depende del nº de cantidades a contar), aunque hay que pensar que si hacemos un inventario con nuestro personal evidentemente también tiene costes en horas de trabajo, nocturnidad, etc.
Hay empresas poco profesionales que no tienen personal con experiencia y trabajan con ETTs y personas que forman 30 minutos antes del conteo, ofreciendo después un resultado de dudosa calidad. Por tanto es necesario conocer bien al proveedor.
De todas formas recurrir a un proveedor de este tipo no exime que durante el tiempo de conteo tenga que haber personal de tienda presente: gerencia que lidera el inventario y gestiona la información que aporta el mismo, responsables o jefes de sección que garantizan que están contando bien sus secciones y algunos vendedores y equipo de tienda para “levantar” los metros de lineal y exposiciones que puedan quedar desordenados tras el conteo.
2) Personal propio. Con nuestra propia plantilla: vendedores, personal de almacén, de cajas, etc.
Ventajas
El coste suele ser menor respecto a uno externo.
Buen conocimiento de la distribución de la tienda.
Acción de management para que todos comprendan la importancia de la buena gestión del stock.
Inconvenientes:
El exceso de confianza puede llevar con facilidad a errores de conteo.
Hay que hacer un esfuerzo extra para cuadrar horarios de apertura y funcionamiento de tienda con horarios de inventario.
Si no tenemos las personas suficientes existe el riesgo de cometer irregularidades legales al intentar hacer con pocas personas el trabajo de muchas: no cumplir tiempos de descanso, exceder bases horarias, etc.
Si no existe el control adecuado puede ser manipulable con facilidad. Falsear un inventario es retrasar una mala noticia, porque al final si el stock no existe tarde o temprano se descubrirá.
Mi recomendación:
Para inventarios generales para mi la mejor opción es contar con un proveedor profesional de realización de inventarios. De esta forma podemos centrarnos en la gestión de las diferencias encontradas y la tienda no ve alterado su normal funcionamiento.
Para inventarios parciales pienso que la mejor opción es hacerla con los equipos de tienda, siempre que sean conteos rápidos y sencillos. El mejor horario (siempre según la tienda) puede ser un par de horas antes de la apertura o incluso a medio día cuando no suele haber ningún cliente en tienda y el inventario es “limpio”.
Sin embargo si el inventario general ha de ser con recursos propios es totalmente necesario que exista una auditoría ajena a la gerencia de la tienda que compruebe cómo se están haciendo las cosas, salvo que la tienda sea nuestra en propiedad, evidentemente, ya que nunca hay mejor auditor que el propietario.
Si nuestro comercio es pequeño y tenemos pocos recursos lo haremos nosotros mismos, pero con la misma rigurosidad que una gran empresa y adaptando el proceso a nuestra realidad.
En la próxima entrada resumiremos los detalles de la preparación y ejecución del inventario, ya sea con una empresa de inventarios o con nuestro propio personal.
Control de Stock: Preparación y toma del inventario Tras la introducción general a l
a importancia tener un stock teórico y real que coincidan y ver
con qué medios y periodicidad podríamos hacer un inventario, en este post repasaremos cómo se hace el propio inventario y la preparación necesaria.
Sobre el detalle de la gestión del software del inventario no diré nada específico, puesto que cada tienda cuenta con el suyo propio.
Comenzando
¿Cuándo quieres hacer tu inventario? ¿Unas horas antes de la apertura, quizás de noche o en domingo o incluso con tienda abierta? Hay que considerar que trabajar de noche o festivo conlleva gastos extra en cada hora de trabajo, pero hacer un inventario general con tienda abierta personalmente me parece complicado. Hay importantes operadores que prefieren este sistema, y eso requiere tener personal que está contando y atendiendo clientes al tiempo, sumar las mercancías recepcionadas y procedentes de devolución y además restar todas las ventas que se han hecho durante el día. Pienso que las opciones de equivocarse son mayores de esta manera.
Una vez tengamos confirmada la fecha de nuestro inventario es importante establecer una hoja de ruta o planning que marque los pasos a seguir para asegurar que no nos dejamos ningún detalle.
Es muy importante que quede por escrito todo el planteamiento del inventario, tanto la preparación como los resultados, para que puedan ser consultados tiempo después. Además si la preparación es un documento escrito podremos compartirlo con nuestros equipos, asegurando que toda la información llega correctamente.
Preparación
Unas semanas antes del día de inventario la gerencia y/o cada jefe de sección, según el organigrama y dimensiones de la tienda, debe considerar la preparación del inventario. El éxito o fracaso del proceso de conteo, y por tanto de la fiabilidad del inventario depende en gran medida de esta preparación.
Veamos los procedimientos a seguir, con los matices que presenta según sea con: 1) Inventario con proveedor externo y 2) Inventario con personal propio
1) Inventario con proveedor externo.
Lista de acciones previas (ampliables según las características propias del producto o tienda) para el gerente del punto de venta:
Avisar al centro comercial, si estamos en uno, de la realización del inventario y el horario excepcional de trabajo que habrá.
Ampliar servicios de seguridad privada, si los hubiera. Aviso a central de alarmas sobre horario excepcional de trabajo.
Reunión previa x semanas antes y x días antes con responsables de sección para recordar deberes previos al inventario y recordar la importancia del mismo.
Reunión con proveedor de inventario, repasar su procedimiento, horarios previstos, normas de seguridad en tienda, etc.
Delimitar sobre el plano, junto al proveedor, las distintas zonas de conteo.
Revisar horarios de tienda, comprobar que las secciones que tendrán personal en turno de inventario quedan bien cubiertas en días posteriores.
Disponer de bebidas/comida para la pausa de descanso, si procede, del personal de tienda, según horarios y duración del inventario
Comprobar y animar que cada responsable de sección está preparando su parte del inventario. Es una responsabilidad compartida de todos.
Lista de acciones previas para el responsable de sección:
Garantizar el etiquetado de cada artículo, sobre todo si la empresa de conteo cuenta la etiqueta/código interno de la tienda en lugar del código de barras de propio producto.
Controlar cómo y cuándo se contará el stock que no está al alcance de la mano: vitrinas, almacenes, cajas de seguridad, etc.
Delimitar sobre el plano, con la gerencia, las distintas zonas de conteo (ver más abajo con mayor detalle)
En caso de contar artículos de mucho valor que no están al alcance de la mano, considerar quién estará siempre presente junto a la persona que cuenta, si habrá un vigilante de seguridad o el propio jefe de sección.
Según naturaleza del producto, prever personas que recoloquen tienda en caso de quedar desordenada tras el conteo.
Garantizar que las exposiciones sin caja están correctamente etiquetadas.
Revisar que los intangibles que cuentan como stock sean efectivamente contados: servicios de taller, seguros, garantías… muchas veces las tiendas han comprado por adelantado estos servicios y figuran en un stock “virtual”.
Garantizar que en caso de conteo por cantidad todos los artículos del bloque sean el mismo. (Conteo por cantidad es contar todos los artículos de una misma zona porque tenemos la seguridad de que es el mismo, sin que cambie el modelo, talla o color, e introducir a mano en el lector de códigos el número de articulos que hay. Sólo se debe emplear este sistema en productos de muy bajo costo donde el error es “permisible” y prima la productividad del conteo. Ejemplo: contar 800 cables usb con precio de coste unitario de unos pocos céntimos).
La persona responsable de almacén debe procurar que esté ordenado, con productos accesibles y si es posible en los días previos orientar las cajas de los artículos con el código de barras visible.
2) Inventario con personal propio.
Los preparativos expuestos anteriormente son igualmente necesarios en caso de hacer un inventario con personal propio, a los que hay que añadir:
Selección de personal que va a contar, confección de turnos horarios. Cuando tenemos una plantilla habitual lo mejor es tener un “equipo de inventario” que repite en cada ocasión y conoce perfectamente los procedimientos.
Ajuste de horarios de personal de tienda en días anteriores y posteriores al inventario.
Asignar las zonas de conteo a las personas que hemos seleccionado, calculando bien las zonas que serán más costosas en tiempo. Por motivos de seguridad nadie sabrá qué zona va a contar hasta minutos antes de comenzar el conteo.
Impartir formación “cómo se hace el conteo” con detalles sobre la mecánica del conteo y el uso del hardware para contar (pda, lectores de códigos, etc.). Lo ideal es que el equipo de conteo haga al menos una práctica con anterioridad, como en un inventario parcial por ejemplo.
Quizás sea buena idea que los días anteriores la entrada de mercancías de reposición sea menor, para tener menos stock en tienda que contar. Según el producto puede ser una buena idea siempre que no vaya a afectar a las ventas.
Delimitar las zonas de conteo cuando contamos nosotros mismos
Podemos delimitar las zonas de conteo de diferentes formas: designando muebles/góndolas y cada uno de sus lados, o directamente todas las zonas de conteo de forma consecutiva. Personalmente prefiero esta segunda forma ya que el riesgo de error es menor a la hora de marcar el mueble que se está contando. Veamos con un ejemplo ambas opciones:
Esta sería una organización alfanumérica, por la que cada zona de conteo sería nombrada A-1, B-2, etc. si nos referimos a la Góndola A cara 1 o Góndola B cara 2. Pienso que con esta opción hay más riesgo de error porque se repiten combinaciones muy similares de letras y números. Hay que pensar que en un inventario general de muchas horas, con el cansancio acumulado y lo repetitivo de la tarea llega un momento en el que es muy fácil teclear o escribir el código de zona equivocado. Veamos otra opción:
En este caso todas las zonas quedan numeradas de forma consecutiva sin utilizar combinaciones con letras.
En cualquier caso utilizar una u otra opción, o cualquier otra posible debe ser considerada pensando en la facilidad de los equipos de conteo y la naturaleza del producto.
Consejo clave: Mejor muchas zonas pequeñas que pocas grandes. De esa forma reducimos el riesgo de error y volver a contar una zona dudosa es más sencillo. A mayor número de productos mejor si son zonas más pequeñas.
Toma del inventario
Ha llegado el momento de nuestro inventario. Si la preparación ha sido buena la jornada de inventario será mecánica y sin mayor complicación.
Durante la preparación ya habremos decidido si queremos un inventario con una o dos lecturas. Si es con una lectura aceptaremos como válido el único conteo. Si hacemos dos lecturas el segundo conteo confirmará si el número de unidades es o no correcto. Si coincide fenomenal, pero si hay diferencias hará falta un tercer conteo para determinar el dato correcto.
Cuando se trata de un proveedor de inventarios como norma general no suele haber una segunda lectura, aunque si muchos controles de calidad (una segunda lectura) en zonas escogidas estrategicamente (por valor o importancia del producto) o al azar. Ese control de calidad lo suele hacer nuestro personal de tienda.
Un tiempo (o minutos si es inventario parcial) antes de empezar:
Delimitar fisicamente sobre la tienda/lineal las distintas zonas de conteo, de forma que sean muy claras y visibles para las personas que van a contar. Se suele utilizar pegatinas con códigos escritos y de colores o cintas de plástico o papel adhesivo verticales que actuan como separador en caso de que un mueble tenga varias zonas en su longitud.
Si vamos a tener un proveedor de conteo la delimitación de cada zona sobre el lineal se hará conjuntamente con el responsable del proveedor, ya que él debe conocer perfectamente nuestra organización para después poder coordinar bien a su equipo de conteo.
Es muy importante que repasemos bien que la delimitación es correcta ya que un error podría causarnos muchos problemas en caso de error en el conteo.
Instalar una mesa central de control, desde donde la gerencia y responsable del proveedor externo, en su caso, controlan el avance del conteo de las distintas zonas.
Crear zonas para depositar productos conflictivos: aquellos con códigos de barras que no son aceptados por el lector, etc. Estas incidencias serán resueltas al final, antes de dar por concluído el conteo.
Colocar en tienda los artículos que los clientes han devuelto durante el día y revisar los probadores, que estén vacíos de prendas para que se cuente todo.
¡Unos minutos antes de empezar reúne a tu equipo!
Hay que reforzar la importancia que tiene hacer un buen trabajo ese día.
Repasar rápidamente los detalles técnicos: uso del hardware de conteo, horarios previstos, posibles incidencias al contar, etc.
Recordar la mecánica de conteo: lo más habitual y efectivo es contar de arriba a abajo y de izquierda a derecha, por bajadas.
¡Empieza el conteo!
Si lo está haciendo un proveedor externo nuestro personal estará atento a que aquellos que cuentan lo hagan de forma rigurosa. Si vemos a una persona haciendolo mal, sin respetar las zonas o las normas de seguridad tendremos que avisarlo a la persona responsable, para que o bien cambie su actitud de inmediato o sea expulsado del inventario. Recordemos que es algo muy serio y no se puede aceptar este tipo de actitud.
Si lo estamos haciendo nosotros mismos hay que hacer un seguimiento del conteo, viendo si todos lo están haciendo bien, si tienen algún problema, etc.
Atención al software: si tenemos un sistema informático que realiza copias de seguridad durante la noche y coincide con nuestro inventario podríamos tener problemas: mala recepción de las lecturas, datos duplicados por error… Por lo que es mejor previamente ajustar esos procesos de forma que no entre en conflicto con nuestro inventario.
Atentos al reloj. ¡Si se trata de un inventario nocturno o de madrugada atentos al horario de apertura del día siguiente! La tienda tiene que estar perfectamente ordenada y limpia para los clientes del día siguiente, como si durante la noche no hubiera pasado nada.
¡Fin de conteo!
Unas horas más tarde ya hemos contado todas las zonas previstas. Hemos terminado de contar, pero no hemos terminado el inventario, el cual continúa hasta que enfrentemos el stock real que acabamos de contar con el stock teórico que supuestamente teníamos hasta justo antes de empezar la toma del inventario. Es un momento clave a partir del cual podremos empezar a tomar decisiones importantes, como las que veremos en la próxima entrada.
Esto está muy bien, pero yo soy pequeño…
¡Y eso no puede ser motivo para no llevar a cabo una gestión profesional! Simplemente adapta el proceso a tu realidad, pero con coherencia y rigurosidad. Planea tu inventario, considera los medios humanos que tendrás y qué horario será el más oportuno para que no afecte en tu día a día con tus clientes. Recuerda que un stock bien controlado te proporcionará mayor control sobre tu comercio y eso se traduce en mayores posibilidades de beneficio.
Control de Stock: Análisis y Planes de Mejora 
Ya hemos hecho nuestro inventario,
hemos contado todos los artículos que teníamos previstos y ya podemos analizar los resultados.
Comparación de datos
Por un lado tenemos el stock teórico, es decir, aquel que hasta justo antes de empezar el inventario suponíamos tener en tienda. A este stock teórico enfrentaremos el stock real que acabamos de contar.
Primeras ideas
¿Hay algún artículo con muchas diferencias? Si es así deberíamos acudir a la zona de conteo y comprobar que se ha contado todo, que no se ha dejado sin contar alguna parte del stock oculta por PLV, detrás de otro producto, o incluso asegurarnos de que ese producto no estaba también en el almacén, ya que ese stock si que aparece en el teórico.
¿Tenemos algún producto sobrante? Si es de un valor importante debemos asegurarnos que es real el conteo.
Cuando estemos seguros de que el dato de la toma del inventario es correcto procederemos a sustituir el stock antiguo por el que acabamos de contar. Ya tenemos nuestro stock actualizado a la realidad y podemos determinar cuánto dinero hemos perdido en stock (precio de coste) desde el último inventario. Con esa cantidad calcularemos la tasa de demarca.
Tasa de demarca o pérdida desconocida
A la demarca también la podemos llamar pérdida desconocida porque no sabemos exactamente a qué puede ser debido la ausencia de ese stock: robos, errores, etc.
Hay varias maneras de tratar los resultados. A mi me gusta especialmente la siguiente como una forma de cuantificar nuestras pérdidas calculando un indicador que, enfrentado a nuestras ventas, nos permita cuantificar de forma comparada qué cantidad de pérdida soportamos.
Es muy sencillo: Cifra de diferencias en inventario/Cifra de volumen de ventas desde el último inventario o periodo controlado + cálculo del % = Tasa de demarca.
Por ejemplo: Diferencias en inventario (dinero que perdemos) 950 € / Volumen de ventas desde el último periodo 55.000 € = 1,72%
Por tanto en el ejemplo estaríamos perdiendo 1,72 € por cada 100 € brutos que vendemos. Para recuperar el importe que hemos perdido no queda otra que vender más, y ya depende del margen comercial que tengamos cuánto nos costará recuperar ese dinero perdido. A menor margen más difícil. En electrónica de consumo por ejemplo en algunos productos y modelos hay que vender hasta 20 unidades sólo para recuperar la pérdida de una sola unidad. Y muchas veces en la vida de ese producto apenas se venderan unas pocas unidades… ¡Mal negocio entonces!
Así pues debemos considerar la demarca como un reductor de margen, que afecta directamente a la rentabilidad del negocio, y por eso debe ser una máxima preocupación por parte de la empresa su control y seguimiento. Toda la plantilla debe estar implicada.
Planes de mejora
Ya hemos calculado nuestra tasa de demarca, somos conscientes de la realidad de nuestro stock y ahora es el momento de tomar decisiones. Para mi se fundamentan en 2 aspectos: relativas a la calidad del surtido y relativas a disminuir la demarca. Veamos muy brevemente:
Plan de estudio sobre la calidad del surtido. Con las diferencias encontradas en el inventario en una mano, y con información de las ventas en la otra hay que buscar las mayores diferencias:
Productos que vendemos mucho y nos “desaparece” mucho: Como es un producto que nos demandan debemos tenerlo, pero aumentar las medidas de seguridad, reforzar el control de mercancías y que sale bien por caja (no con otros códigos de barras, por ejemplo)
Productos que vendemos poco o nada y nos “desaparece mucho”: Valorar si eliminarlo del surtido. ¿De qué sirve tener algo que sólo produce pérdidas?
Productos que no vendemos nada y el stock es correcto (“stock durmiente”): Examinar si lo estamos vendiendo adecuadamente, tanto su exposición en el lineal como en el argumentario de venta del vendedor.
Plan antidemarca. Es un plan en el que recogemos procedimientos para evitar más pérdidas desconocidas en el futuro, teniendo en cuenta que éstas suelen ser principalmente por robos y errores administrativos salvo que detectemos en nuestra tienda otros motivos.
Para robos. Considerar la posibilidad de robo interno además del externo, actualizando controles y reglas de seguridad internos. Revisar sistemas anti-hurto, que todos funcionan, que las alarmas textiles/de cable o cajas de seguridad están en buen estado. Y lo más importante, comprobar que nuestro personal está alarmando correctamente cada producto a la venta, ya que si la alarma está mal puesta esta será desactivada con facilidad por los amigos de lo ajeno.
Para errores administrativos. ¿Se realiza un chequeo completo y exhaustivo de toda la mercancía nueva que llega al punto de venta? ¿Se comprueba albarán en mano unidad a unidad que lo que dice contener la caja es realmente lo que ha venido?, ¿las devoluciones al proveedor están bien gestionadas?, ¿los productos cambiados en garantía bajo coste del proveedor han sido tratados correctamente?, ¿el paso de artículos por caja se hace mediante lectura de código de barras con escaner automático o se hace tecleando a mano? (lo cual multiplica las posibilidades de mal tecleo y cobrar un producto distinto).
En definitiva un plan antidemarca debe ser el sistema, que debemos escribir y actualizar periodicamente, que de forma estricta nos lleve hacia una gestión de la demarca con calidad y rigurosidad hacia índices más bajos. El objetivo de toda empresa y comercio debe ser tener un 0% de demarca y poder concentrarse al máximo en vender y atender a sus clientes.
Es reponsabilidad de todos y es muy importante que todo el personal comprenda la importancia que tiene. Cuanta nás implicación y rigurosidad en los procedimientos mejores resultados.
Ya me insistía un amigo, de quien más aprendí nunca sobre gestión de la demarca: Tan importante es vender como no perder.
IGNACIO GOMEZ ESCOBAR igomeze@gmail.com skype: igomeze (+57) 3014152370
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