Si bien la comunicación y planificación parecen ser las claves de una operación logística exitosa, las dificultades propias de esta actividad han llevado a algunas compañías a cometer errores que para algunos se han transformado en verdaderos pecados.
La comunicación parece ser la piedra angular del éxito empresarial, sin embargo, en ocasiones este elemento -que parece sencillo a primera vista- se ha transformado en la piedra que lapida muchas operaciones. En tanto, la mala compresión de este concepto ha derivado en insalvables problemas operacionales en las compañías, siendo la escaza o errónea comunicación entre los departamentos o áreas productivas la raíz de los errores logísticos.
Otro elemento primordial en el éxito comercial es la planificación. Conocer las características del proceso, sus cualidades y sus defectos; sus fortalezas y debilidades ayuda a que los distintos actores estén preparados para entregar una respuesta efectiva ante una situación inesperada.
A pesar de los esfuerzos realizados por las compañías, la comunicación y la planificación, al parecer, no son suficientes para contrarrestar las dificultades de un proceso logístico errático. Y es que la ocurrencia de errores en las operaciones parece estar en el ADN de algunas empresas, olvidando así la eficiencia, concepto que a todas luces es primordial para la industria logística en general.
Como es sabido, tener las mercancías adecuadas en los sitios justos y en el momento adecuado no es tarea fácil y es ahí donde la logística ha adquirido importancia, entregando características que pueden hacer que una empresa sea más competitiva, en torno a calidad y precio.
ERRORES Y COSTOS
Los malos manejos de los productos generan pérdidas y es por eso que las buenas prácticas y la eliminación de los errores es el camino lógico para las empresas que buscan su crecimiento y posicionamiento. Ahora bien, con la finalidad de conocer algunos de los errores más comunes en las distintas operaciones, Revista Logistec realizó una pregunta abierta a sus lectores; ¿Cuál es el error más frecuente en las operaciones logísticas? Las respuestas emanadas de la encuesta, en tanto, fueron analizadas y agrupadas en siete actitudes y comportamientos que arrojan o pueden arrojar errores al proceso logístico. Hablamos de siete pecados capitales que pueden llevar a su compañía al purgatorio.
1.- La Visión Individual. Una de las características propias y que constituye una de las cualidades de los procesos logísticos es la cadena de acciones que lo componen. Sin embargo, hay empresas que rompen esta cadena, no abren su visión y no incorporan a las otras áreas de la compañía en la planificación y delineamientos de la operación.
Esta visión reduccionista genera errores, ya que no permite tener una visión global de los procesos y los departamentos actúan por sí solos, afectando a la cadena y generando un feudo dentro de la industria, donde las operaciones son determinadas por elementos específicos, dejando muchas veces de lado el objetivo final.
La logística es mucho más que un departamento de transporte o un departamento de almacenamiento. Algunos parecen pensar que logística es lo que hace la gente de bodega y, de esta forma, se cierran a los múltiples beneficios que entrega la gestión de un proceso integrado de principio a fin. El proceso logístico es una cadena de acontecimientos que comienza con las decisiones sobre abastecimiento y termina con un cliente satisfecho.
2.- ¡¡¡Reducir, Reducir, Reducir!!! Año a año, durante los balances de las empresas las reducciones de costos son aplaudidas y presentadas con orgullos por los ejecutivos de los distintos departamentos. No obstante, muchas veces esos ahorros afectan el desempeño, la producción y la operación de la compañía. En materia logística, hay quienes piensan que esta área es un mero problema de costos y todo se enfoca en reducirlo, sin pensar que estas reducciones pueden afectar finalmente la efectividad del proceso logístico. Por ejemplo, por parte de los proveedores de servicios logísticos la principal falencia es el tema costo-calidad que ofrecen, ya que muchas veces por ganar un contrato disminuyen sus costos al mínimo, teniendo como consecuencia un pobre y mal servicio. Finalmente, esta mentalidad reduccionista, extrema muchas veces, imposibilita a las mismas compañías a cumplir las metas.
3.- Obnubilación Tecnológica. Este es uno de los errores más comunes en las empresas hoy en día. El boom tecnológico y la accesibilidad que existe en el mercado ha dichas tecnologías, constituyen una atracción para las empresas, quienes ven en ellas la posibilidad de mejorar ciertos procesos. Sin embargo, el error se genera al creer que todos los problemas logísticos se pueden resolver con una nueva aplicación, equipo o software. Muchos creen que invertir importantes cantidades de dinero en nuevas aplicaciones garantizará una mejora u optimización de los procesos; sin embargo, muchas veces esas herramientas no hacen más que visualizar los reales problemas logísticos, los cuales no están en las formas de llevar a cabo las operaciones sino en el fondo de ellas, generando así grandes pérdidas para las compañías, ya que las inversiones no entregan lo esperado.
En logística se debe tener en cuenta que las herramientas, equipamiento, software y aplicaciones tecnológicas, cualquiera que sea, es un medio para llevar a cabo las tareas y no una finalidad por sí sola.
4.- Control de inventario. El inventario es sin lugar a dudas el principal componente de todo proceso logísticas, desde éste punto comienza toda la cadena. Es así como contar con un inventario exento de errores sería la principal herramienta para disminuir eventuales dificultades en las operaciones logísticas posteriores. Sin embargo, los inventarios son la principal fuente de errores, debido a la inexactitud de sus datos. Un error en la gestión de inventarios puede arrojar problemas como: pérdidas de venta, roturas, incumplimiento de pedidos, baja productividad, aumento en los costos, entregas tardías, etc.
5.- No decir la verdad al cliente. La mirada comercial, si bien importante en una empresa, no puede transformarse en la visión principal al momento de relacionarse con los potenciales clientes. Muchas veces la ambición empresarial hace cometer errores que, a la postre, significan un daño enorme a la imagen de la compañía, principalmente por la falta de cumplimiento en las operaciones, tiempos y calidad, según lo estipulado en el contrato. Por otra parte, ocultar o tergiversar las situaciones, ya sean positivas o negativas, en cuanto a las operaciones realizas o los cambios generados a los clientes es perjudicial para mantener una relación fluida y efectiva con sus “socios”.
6.- Costos de Transporte. Dentro de una buena planificación, conocer los reales alcances que tiene el ítem transporte en las operaciones logísticas es fundamental, ya sea por un tema de costos o por un tema de tiempos. Dentro de los errores más frecuentes en este sentido están: el desconocimiento de los reales alcances que tiene el transporte, no conocer en profundidad el tipo de carga, el volumen, el medio de transporte, las capacidades del medio y de la empresa escogida. Un error en este sentido lleva a las empresas a planificar equivocadamente.
7.- Falta de Planificación. Sin duda, este es uno de los errores más graves, pues atenta con una de las ideas primordiales de la Logística. Planificar permite a las empresas tomar decisiones conscientes y bajo parámetros establecidos que permiten llevar a cabo, con efectividad, las operaciones marcadas por una seguidilla de decisiones y acciones. Además la planificación permite a las compañías contar con un plan B y quizás también un plan C que garantice el servicio correcto a sus clientes, pues no planificar sería subestimar las operaciones logísticas.
Con todo, efectividad es una palabra que cobra muchísimo valor en el ámbito logístico, donde un error puede costar desde una importante suma de dinero hasta el prestigio de una compañía, por lo cual todos – con mayor o menor efectividad- trabajan para disminuir la ocurrencia de errores y seguir así en la senda del crecimiento de este sector.
CLAVES PARA LA SOLUCIÓN
Una vez conocidos los errores más frecuentes, la tarea está en saber cómo evitarlos y en este sentido, la planificación, la comunicación, el conocimiento y las tecnologías parecen ser las claves para lograr una mejor operación.
En cuanto a la planificación, conocer los objetivos, los tiempos y los flujos son fundamentales para así poder diseñar efectivamente la operación logística y poder contar con un plan B y uno C, por si algo falla. Por su parte, conocer las normas que rigen la operación logística en sus distintas etapas es primordial, y para eso es clave informarse y capacitarse.
La tecnología, a su vez, entrega herramientas que aplicadas e incorporadas correctamente a los procesos pueden significar una mejora en la operación al facilitar determinadas tareas, mejorando tiempos, costos y operaciones. Pero, sin duda, es la comunicación la que constituye la principal herramienta para hacer frente a los errores operacionales, ya que en ella se engloba una de las principales ventajas de una empresa: la conexión y conocimiento entre las áreas de una misma compañía.
