Las compañías disponen de planes de contingencia para casi todo tipo de crisis relacionadas con catástrofes naturales, desde incendios hasta huracanes, para asegurar la continuidad del negocio. Sin embargo, algo tan común como una gripe puede poner contra las cuerdas a las compañías de todo el mundo. Tres de cada cuatro empresas no están preparadas para afrontar una pandemia, lo que podría llegar a suponer un coste de más de 800.000 millones de dólares (605.000 millones de euros) en un solo año, según estimaciones del Banco Mundial.
El 73% de las empresas de todo el mundo reconoce no tener ningún plan de contingencia para afrontar una pandemia de gripe, según datos de la consultora de riesgos Marsh. En un año sin contratiempos, las empresas pierden alrededor de 210 millones de euros anuales por culpa del absentismo, cifra que podría llegar a multiplicarse por tres en caso de pandemia. Si, además ésta se prolongase mucho en el tiempo, el absentismo laboral podría rebasar el 50% de la plantilla.
Juan García Gay, responsable de Consultoría en Continuidad de Negocio de Marsh, explica que una gripe como la de tipo A, que ya se encuentra en nivel 5 de alerta (el segundo más alto), tiene un doble impacto, ya que no sólo dispara el absentismo laboral, sino que también tiene un efecto psicológico en la plantilla de la empresa, que tiene miedo de contagiarse e incluso puede vivir un drama en su entorno familiar.
“Hemos encontrado muy pocas compañías que estén adecuadamente preparadas para proteger a su personal o para garantizar la continuidad de sus operaciones en caso de pandemia”, explica García Gay, que añade: “Lo avisábamos en Davos y lo seguimos diciendo ahora: tenemos un problema con el largo plazo. Durante la crisis de 2006, cuando el riesgo de pandemia era inminente, algunas empresas se interesaron por mejorar su preparación ante eventos de este tipo. Sin embargo, en el momento que el problema fue perdiendo actualidad, muchas olvidaron de que siguen sin estar preparadas para el riesgo de un brote pandémico”.
Erwann O. Michel-Kerjan, director del Wharton Risk Management and Decision Processes Center, durante su participación en una conferencia titulada “El economista irracional”, comentó que “convencionalmente, tendemos a pensar que los riesgos son locales y rutinarios; que es posible hacer una lista de todos aquellos sucesos indeseables que pueden ocurrir, determinar su probabilidad basándonos en datos históricos, medir el coste y el beneficio de diseñar y aplicar un plan de contingencia para cada riesgo”.
Aunque, por naturaleza, el ser humano tiende a pensar sólo en el corto plazo, “hay que estar preparado”, apunta García Gay, que matiza que no se trata de ser alarmistas, sino de estar preparado para situaciones que, aunque improbables ya se han repetido tres veces en el último siglo. La fiebre española de 1918 se cobró alrededor de 30 millones de muertes, y pandemias similares se repitieron en 1957 y 1968, aunque su mortalidad fue diez veces menor.
La crisis del SARS (Síndrome Respiratorio Agudo Severo) fue un primer aviso del riesgo de un contagio mundial. Este episodio supuso un coste de 40.000 millones de dólares en las economías de Asia Pacífico, donde se contagiaron 8.000 personas. De tratarse de una auténtica pandemia, éste sería el número de personas que se infectarían cada hora. Michel-Kerjan es de la opinión de que se ha producido “una aceleración del ritmo de grandes catástrofes”, como una crisis financiera, problemas con el suministro de energía o alimentos, pandemias, terrorismo o desastres naturales. Con cifras ajustadas a la inflación, los 20 desastres más costosos entre 1970 y 2007 se produjeron después de 1987, y la mitad de ellos después de 2001.
“Hay una crisis y hay que tomársela en serio”, apunta el experto de Marsh. Pero, ¿qué hacer si ha faltado previsión y se confirma la pandemia? “Todavía hay tiempo para pararse a reflexionar”, aunque no se puede retrasar la creación de un comité de crisis y actuar en paralelo, impulsando medidas que “no sean catastrofistas, pero sí realistas”. En México, por ejemplo, se han agotado las mascarillas y la demanda de antivirales se ha disparado. García Gay no es partidario de hacer acopio de material sanitario sin valorar las necesidades auténticas, como, por ejemplo, cuántas personas podrán trabajar desde su casa y cuál es el personal necesario para mantener las actividades fundamentales. Las grandes compañías, que disponen de medios y personal cualificado, pueden almacenar desde antivirales hasta desinfectantes, mientras que otras firmas sin capacidad pueden llegar a acuerdos con laboratorios y proveedores sanitarios para que les sirvan de forma preferente o incluso les guarden el material que adquieran. Revisar la política de viajes, atender las recomendaciones de la OMS o informarse de si el seguro de la compañía cubre este tipo de contingencias son algunas de las recomendaciones de los expertos.
Los aspectos clave que, según Marsh, debería considerar toda empresa son:
- Revisar la política de viajes de la compañía, sus políticas de higiene y sus políticas sanitarias (revisiones médicas a los empleados), así como el número de antivirales disponibles y de otros cuidados médicos, tales como desinfectantes antibacterianos, mascarillas y otros materiales.
- Tener claro si existe alguna distancia interpersonal recomendada u otras medidas que ayuden a minimizar la propagación del virus en el lugar de trabajo.
- Revisar los métodos actuales para informar a los empleados de la amenaza pandémica y de la situación actual del negocio, tanto si están en la oficina como si trabajan desde casa.
- En centros de población, estar seguros de que los planes previstos contemplan que el personal pueda trabajar desde casa cuando sea posible y apropiado.
- Considerar si existen procesos clave que debieran ser mantenidos en caso de que estalle una pandemia, tales como call centers, los servicios médicos de la compañía y otros servicios vitales e imprescindibles.
- Revisar la estructura necesaria para gestionar de forma efectiva una posible crisis, y revisar cómo implementar varios planes de continuidad de negocio, cómo arreglárselas en caso de que se incremente el número de empleados que tienen que trabajar desde casa y cómo reaccionar ante cambios importantes en nuestra cadena de suministro y en el mercado.
- Asegurarse de que los planes de gestión de crisis y de continuidad de Negocio incluyen escenarios pandémicos y ejercicios para ensayar el plan cuando sea posible.
Además del acopio de material sanitario y la revisión de procesos, los planes de contingencia tienen que tener en cuenta los mecanismos de comunicación, tanto con los empleados como con las Autoridades Sanitarias. Sara Blázquez, Directora General y Directora de Crisis de la agencia de comunicación Burson-Marsteller, señala que “la colaboración con los organismos públicos de salud garantiza que la cadena de respuesta pública funcione correctamente. El Ministerio de Sanidad español dispone de un Plan Nacional de Preparación y Respuesta ante una Pandemia de Gripe, ya activado, que contempla la cobertura asistencial a los infectados”. De cualquier manera, añade, “cada compañía debe sumar a dicho plan nacional su propio mecanismo de respuesta con medidas propias que ayuden a evitar el contagio y minimizar las consecuencias de la epidemia”.
Ya hay compañías españolas que han puesto a trabajar a los equipos de trabajo para la gestión de crisis. Empresas como Telefónica, Santander, Iberia o Leche Pascual han iniciado el proceso recomendado por los organismos sanitarios para la prevención de contagios y la detección precoz de posibles casos. Por ahora, las compañías están informando a sus empleados sobre las medidas a seguir, que pasan por no viajar salvo que sea necesario, hasta el recordatorio de medidas de higiene básicas para evitar enfermedades.
En este sentido, García Gay apunta siete recomendaciones básicas:
- Protección de la plantilla y políticas de comunicación.
- Restricciones de viaje y políticas de cuarentena.
- Descontaminación, limpieza e higiene.
- Acopio de medicamentos preventivo.
- Estrategias de trabajo desde casa.
- Claves de planificación de negocio para hacer frente a una pandemia.
- Descartar temporalmente procesos de negocio no esenciales.
Para evitar que el negocio de las compañías se vea resentido, las grandes consultoras, como Ernst & Young y Deloitte, han elaborado una hoja de ruta para la actuación que deben seguir sus clientes, mientras otras empresas ya han puesto en marcha diversos planes. Según explica César Ferrer, socio de Risk Management de la firma de consultoría KPMG, "históricamente, se comenzó con planes de contingencia respecto a servicios informáticos, pero luego se fue extendiendo a todo el negocio y es ahí donde se evalúan todos los tipos de riesgo, en este caso, de personas". Estos planes pueden cubrir un catálogo de 3.000 amenazas.
¿Qué están haciendo las compañías?
En Telefónica, han informado a todos sus empleados sobre las medidas que deben seguir para evitar contagios, al igual que Grupo Santander. Unilever creó hace unos días un comité de crisis nacional que valora diariamente la evolución de la enfermedad. Además, la compañía está chequeando a todos los empleados que "puedan haber estado en México o hayan recibido visitas desde allí en las últimas 4-6 semanas para comprobar que no presentan los síntomas".
Por su parte, la empresa de alimentación Leche Pascual por la naturaleza de su negocio, cuenta con un plan específico de contingencia que se desarrolló en su momento contra la gripe aviar, que estalló en 2005. Desde entonces, según reconoce Javier Urtiaga, socio responsable de Seguridad de Deloitte, la firma ha recibido numerosos inputs de incorporar la gripe en los procedimientos de continuidad de negocio, sobre todo, de aquellas compañías que cuentan con negocios en Latinoamérica.
Rafa Ortega, socio de Ernst & Young, explica que la puesta en marcha de estos planes, pasan por la identificación de las personas que realizan procesos críticos y cuya presencia física es necesaria, el teletrabajo para el resto del personal, la creación de una oficina de información y el desplazamiento de la producción hacia zonas no afectadas, entre otras cuestiones.
Caso especial representan las firmas farmacéuticas, de las que se espera, además de un plan para garantizar la seguridad de su personal, continuidad en el suministro de fármacos. En este sentido, Roche tiene ya en marcha su plan de acción, que contempla la posibilidad de seguir funcionando incluso con sólo un 15% de la plantilla. Desde GSK, otro de los fabricantes de antivirales capaces de combatir la nueva gripe, José Manuel Llano, director del plan contra la pandemia, explica que "por cada puesto clave se han designado dos trabajadores adicionales que están entrenados y que actuarían como back-up en caso de que el primero caiga enfermo". El laboratorio francés Sanofi-Aventis dice haber puesto también en marcha su plan Vigiflu ante la pandemia y haber restringido los viajes, al igual que el estadounidense Lilly.
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