ESPECIALISTA EN HARD DISCOUNT
DIRECTOR ESTRATÉGICO DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE RETAIL - INNOVADOR https://colombiaretail.com/
Investigación y Consultoría / Asesoría estratégica en Marketing de Retail (igomeze@gmail.com) (igomeze@colombiaretail.com) (BLOG desde febrero de 2005).
Miembro de HISPANIC RETAIL CHAMBERS OF COMMECE, DISCOUNT RETAIL CONSULTING
Con información de Colombia, Latam y Descuento duro
Un factor importante para un negocio que dentro de sus costos variables contempla el pago de porcentajes de comisión por las ventas realizadas por parte de sus vendedores o representantes de ventas es el saber calcularlas de la manera más adecuada y justa posible.
¿Sabes cómo hacerlo?
Pues en esta publicación aprenderemos cómo calcular esas comisiones de ventas que como tal, formarán parte de los costos de la mercancía vendida.
En primer lugar, debes saber que en las condiciones salariales de los representantes de ventas, están incluidas las comisiones de ventas que complementadas con el salario básico y demás prestaciones legales y extralegales, conforman el paquete salarial completo de este tipo de empleados.
Calcular las comisiones por ventas es lo más de simple y sencillo ya que solo se trata de calcular un porcentaje sobre un monto especifico, así que empecemos por ahí, por lo más fácil.
Ejemplo No. 1 (Caso de comisión sin discriminar el Impuesto a las Ventas)
En el almacén de electrodomésticos “El Parlante”, los vendedores ganan de comisión por ventas un 1,8% sobre el monto mensual incluido el impuesto sobre las ventas, ya que el propietario lo decidió así desde un principio para no complicarse haciendo cálculos de discriminación de dicho impuesto.
En el ultimo mes sus tres vendedores vendieron lo siguiente:
Pedro = $ 10.564.000
Juan = $ 14.568.900
Jacobo = $ 18.954.100
Para calcular sus comisiones solo debe entonces multiplicar el monto vendido por el porcentaje de comisión establecido, que para este caso es del 1,8%
Comisión por Ventas = Valor Ventas x %Comisión
Comisión Pedro = $ 10.564.00 x 1,8%
Comisión Pedro = $ 190.152
Comisión Juan = $ 14.568.900 x 1,8%
Comisión Juan = $ 262.240,20
Comisión Jacobo = $ 18.954.100 x 1,8%
Comisión Jacobo = $ 341.173,80
Hasta ahora el cálculo ha sido muy básico, las complicaciones surgen cuando esas comisiones comienzan a ser condicionadas de una o varias maneras tal como veremos en los siguientes ejemplos.
Ejemplo No. 2 (Caso de comisión con discriminación del Impuesto sobre las Ventas
En el concesionario de venta de automóviles “Los Aros”, los asesores de venta han sido contratados con un salario básico y una comisión por ventas del 0,3% sin incluir impuestos, el cual es de un 35%.
Este cálculo entonces debemos dividirlo en dos partes, una la de la discriminación del impuesto sobre las ventas y la otra el cálculo normal del porcentaje de comisión visto en el ejercicio anterior.
Para este ejemplo solo tomaremos el dato de venta de un solo vendedor, el cual vendió durante el mes anterior la suma de $ 105.600.400, para hallar el valor base de liquidación de la comisión entonces debemos discriminar el 35% del Impuesto para lo cual deberemos aplicar la siguiente formula para hallar lo que se llama el Precio de Venta Interno.
Precio de Venta Interno = Precio de Venta / (1 + Impuesto de Ventas)
Ya calculado el valor base de liquidación de la comisión, aplicamos la formula correspondiente:
Comisión por Ventas = Valor Ventas x %Comisión
Comisión de Ventas = 78.222.518,52 x 0,3%
Comisión de Ventas = 234.667,55
Ejemplo No. 3 (Caso de Liquidación de Comisiones con base en Cumplimientos de Presupuestos)
Otra de las diversas alternativas con las cuales se contrata a los vendedores es la de la escala de cumplimiento del presupuesto de ventas para determinar el porcentaje de comisión que estos ganarían, veamos un ejemplo sobre este tema.
La distribuidora y comercializadora de alimentos “La Despensa”, estableció para sus vendedores la siguiente tabla de comisiones de ventas:
Ventas inferiores al 90% de cumplimiento del presupuesto = 0% de comisión
Ventas entre el 90% y el 99,9% de cumplimiento = 0,5% de comisión
Ventas entre el 100% y el 104,9% de cumplimiento = 2,5% de comisión
Ventas entre el 105% y el 109,9% de cumplimiento = 3,5% de comisión
Ventas superiores al 110% de cumplimiento = 5%
Para calcular estas comisiones solo debes tener el dato de ventas del vendedor y calcularle el cumplimiento en ventas para con esto determinar el porcentaje que le corresponde, así que vamos a la práctica.
Vanessa vendió durante el mes anterior la suma $ 16.900.600 y el presupuesto de ventas establecido por la empresa es de $ 15.562.000, ¿Cuánto le debe pagar esta por comisión de ventas?
Si quieres saber todo sobre cómo calcular el cumplimiento en ventas accede a este enlace.
Prosigamos…
Cumplimiento en Ventas = Total Ventas / Presupuesto x 100
Cumplimiento en Ventas = $ 16.900.600 / $ 15.562.000 x 100
Cumplimiento en Ventas = 1,086017 x 100
Cumplimiento en Ventas = 108,60%
Comparamos este valor contra la tabla de comisiones y concluimos que el porcentaje que le corresponde es el de 3,5%, así que aplicamos la formula del ejercicio No. 1:
Comisión por Ventas = Valor Ventas x %Comisión
Comisión por Ventas = $16.900.600 x 3,5%
Comisión por Ventas = $ 591.521
Ejemplo No. 4 (Caso de Comisiones por Escalas)
Este es otro caso típico de liquidación de comisiones aunque un poco más complejo que los anteriores y tiene que ver con el pago de comisiones basado en una escala previamente definida por la empresa, que para este ejemplo corresponde a una editorial de libros denominada “Llano Alto” quien ha establecido la siguiente escala de comisiones para sus representantes de ventas:
Ventas inferiores a $ 1.000.000 Comisión de 0%
Ventas de $ 1.000.000 a $ 3.000.000 Comisión del 1%
Ventas de $ 3.000.001 a $ 5.000.000 Comisión del 1,5%
Ventas de $ 5.000.001 a $ 10.000.000 Comisión del 2%
Ventas iguales o superiores a $10.000.001 Comisión del 2,5%
Para entender un poco la complejidad del cálculo hagamos el ejercicio con un valor máximo de ventas que cobije todas las escalas definidas.
Francisco, como representante de ventas de la editorial logró vender en el mes pasado la suma de $14.000.000, el cálculo de sus comisiones debe ser así:
Hasta su primer millón no recibe ninguna comisión
Hasta los $ 3.000.000, recibirá una comisión del 1% sobre $ 2.000.000 = $ 20.000
Hasta los $ 5.000.000, recibirá una comisión del 1,5% sobre $ 2.000.000 = $ 30.000
Hasta los $ 10.000.000, recibirá una comisión del 2% sobre $ 5.000.000 = $ 100.000
Y hasta los $14.000.000, recibirá una comisión del 2,5% sobre $ 4.000.000 = $ 100.000
Ahora sumamos el valor de las comisiones calculadas en cada una de las escalas y obtenemos la suma de $ 250.000
Los ejercicios y las distintas modalidades de liquidación para el pago de las comisiones de ventas pueden ser muy diversas e incluso combinadas entre ellas, así que si tienes un caso especifico donde necesites de mi ayuda, déjala en los comentarios y con gusto te responderé.
En una convención anual de la empresa se encontraron dos gerentes de tienda de zonas geográficas diferentes y uno le pregunta al otro:
Gerente 1: ¿Cuánto vendes por metro cuadrado?
Gerente 2: Aproximadamente 13 millones de pesos
Gerente 1: Esa es una buena cifra, yo vendo 9 millones de pesos
Gerente 2: ¿Y cuántos metros cuadrados de sala de ventas tienes?
Gerente 1: Mi área es de 8.500 metros cuadrados
Gerente 2: Ah, pero entonces vendes muy bien, porque yo tengo 4.000 metros cuadrados no más
Gerente 1: Si, pero tú tienes un espacio muy rentable, muy productivo
Gerente 2: Si, es de los mejores indicadores de la empresa
¿Con estos datos podrías decirme cuánto vende anualmente cada tienda?
Fácil ¿no?
La tienda del gerente 1 vende 9.000.000 x 8.500 y la tienda del gerente 2 vende 13.000.000 x 4.000 lo que significa:
Tienda 1 = 76.500 millones de pesos de venta anual
Tienda 2 = 52.000 millones de pesos de venta anual
Por simple deducción entonces concluimos que para calcular la venta por metro cuadrado de una tienda debemos tomar el total de sus ventas anuales y dividirlo por el área de ventas de la tienda.
Ventas x M2 = Venta Año / Área de Ventas
Este indicador lo puedes calcular por departamentos y por secciones de la tienda, y te sirve para tomar algunas decisiones con respecto a los espacios asignados a esos mismos, de tal manera que logres rentabilizarlos en la medida de lo posible.
Igualmente te puedes comparar con otras tiendas de la cadena, de tu competencia y contra la media de la compañía.
¿Por qué el Gerente de la Tienda 2 que vende menos que la Tienda 1, dice que su indicador de ventas por metro cuadrado es de los mejores de la empresa?
Porque así venda menos, su espacio esta mejor rentabilizado que el de la Tienda 1, saca mejor provecho de cada metro cuadrado de la tienda.
Imagínate que si el Gerente de la Tienda 1 lograra vender lo que vende la Tienda 2 por metro cuadrado, sus ventas anuales pasarían de 76.500 millones a 110.500 millones, increíble ¿verdad?
Y con toda seguridad que al tener la Tienda 2 menos metros cuadrados, el número de personas para operar debe ser mucho menor que el personal de la Tienda 1, lo cual le incrementa aun mucho más su rentabilidad.
Veamos otro ejemplo para que haya más claridad sobre el tema:
La sección de Aseo Personal de la tienda vende al año la suma de 875 millones de pesos con un área de ventas de 120 metros cuadrados y la sección de Aseo Hogar vende la suma de 1.024 millones de pesos con un área de ventas de 125 metros cuadrados. ¿Cuanto es la venta por metro cuadrado de cada una de estas secciones?
Aplicando la fórmula que explicamos antes tenemos lo siguiente.
VM2 = Venta Año / área de ventas
Aseo Personal
VM2 = 875.000.000 / 120
VM2 = $ 7.291.666 por metro cuadrado
Aseo Hogar
VM2 = 1.024.000.000 / 125
VM2 = $ 8.192.000 por metro cuadrado
Tal como puedes observar, la sección de Aseo Hogar es más rentable que la de Aseo Personal, como directivo de la tienda deberías preguntarte qué puedes hacer para que la sección de Aseo Personal venda lo mismo que vende la sección de Aseo Hogar, y dentro de las alternativas tendrías:
Hace varios años, me fue encomendada la misión de la apertura de un hipermercado en la ciudad de Neiva (Huila) en Colombia, formato novedoso en el país para dicha época y para el cual hice una pasantía en la que fuera la primera tienda de esta categoría en la ciudad de Ibagué (Tolima) y en España con el Grupo VYSL – LV Salamanca (Empresa de Ingeniería, Arquitectura, Construcción y Servicios especializada en Hipermercados).
Para este proceso, me correspondió inicialmente entrevistar y SELECCIONAR a los candidatos a formar parte de la segunda y tercera línea del organigrama de la tienda (Jefes de Departamento y Jefes de Sección).
El grupo seleccionado viajó desde diferentes ciudades del país a su proceso de capacitación y entrenamiento, el ánimo del grupo estaba en su máximo, para todos era una experiencia y una oportunidad inigualable en su vida laboral.
Para mí, fue el momento oportuno para afianzar un buen equipo que lograra conquistar a los consumidores de una nueva plaza a través de una excelente aplicación de los conceptos aprendidos, fue el momento oportuno para edificar un equipo a través de enseñarles con el ejemplo y la DEMOSTRACION de que éramos capaces.
¿Cómo hacer del grupo de colaboradores un EQUIPO?
Valóralos, reconoce en ellos el potencial que tienen como líderes, esto los motivará a desarrollar más sus aptitudes.
Mantén un canal de comunicación abierto y permanente con ellos, genera un ambiente de confianza donde ambas partes se muestren tal como son.
Capacítalos periódicamente, entre más frecuente sea mejor, de tal manera que esto se vea reflejado en un crecimiento tanto personal como profesional. Esta actividad incrementa el sentido de pertenencia para con la empresa.
Es importante reconfirmar que cada uno de ellos comprenda el papel que juegan dentro del equipo y qué se espera de ellos.
Suminístrales las herramientas necesarias para que puedan desarrollar su labor, nada más dañino para un ambiente de trabajo, que no contar con los recursos mínimos para el desempeño de las tareas encomendadas.
Bríndales la posibilidad de asumir retos nuevos donde puedan encontrar y descubrir en sí mismos las capacidades para llevarlos a cabo.
Identifica las destrezas y talentos de cada uno de ellos y asígnalos a las áreas donde mejor se desenvuelvan.
Destácalos delante de los demás, premia hasta los logros más pequeños.
Pídeles que se autoevalúen, comparte con ellos tu opinión con respecto a esas calificaciones, ayúdalos a entender los puntos que se deben reforzar y tracen un plan para ello.
Se siempre muy leal a ellos, ellos lo valorarán y la lealtad será reciproca.
Imaginen el futuro y hagan todo lo posible por alcanzarlo!!!
Se tú mismo.
Si haces un buen trabajo, si logras AFIRMAR en cada uno su verdadero potencial, lograrás edificar un equipo que MULTIPLICARÁ lo vivido.
Tendrás personas que no requerirán supervisión para dar lo mejor de sí, que tendrán siempre la camiseta puesta y que confiarán en los miembros del equipo sin ninguna prevención.
¿Qué podemos extraer de enseñanza de lo relatado aquí? Si observaste bien, solo hay cuatro (4) palabras subrayadas en los párrafos anteriores, estas palabras son:
Los 4 pasos esenciales para edificar un Equipo
SELECCIÓN: Esencial, escoger las personas correctas.
DEMOSTRACIÓN: Enseñar con el ejemplo, debes ser el primero en subirte y el último en bajarte.
AFIRMACIÓN: Este paso lo conforman las 12 claves enunciadas en este post.
MULTIPLICACIÓN: Es siempre el resultado de un proceso intencionado de largo plazo de edificar un equipo.
Por último, y como conclusión, los miembros de un equipo deben estar comprometidos con la visión, con la definición de las metas a alcanzar, identificar y descubrir las destrezas y los talentos de cada uno de los integrantes para ponerlos al servicio del mismo y así poder complementarse, deben ganarse el respeto y la confianza de los demás, comunicarse abiertamente, reconocer sus errores y corregirlos, al final, su fortaleza los llevará hasta el final.
Estoy completamente seguro que casi todos los empresarios, por no generalizar, se han puesto a pensar si vale la pena vender o no, al precio sugerido por el proveedor y siempre se atravesará por su cabeza, la pregunta siguiente:
“¿Debo vender al Precio Sugerido por el fabricante?
En primera instancia, es una decisión que requiere sopesar muchas variables, pero que si decides no hacerlo, tendrás que lidiar con el cliente por aquellos productos que abusivamente (para mi concepto) el productor estampa en ellos su precio sugerido, como queriéndote obligar a dar el precio que ellos les da la gana, sin contemplar los gastos en que tu incurres para poder llevar su producto al consumidor final.
Un negocio legalmente establecido, incurre en gastos de servicios públicos, arriendo, administración, salarios, mantenimiento, etc. que de acuerdo con tu volumen de ventas deberás calcular si tu margen bruto los cubre y que te deje la suficiente ganancia para que sea atractiva su operación.
Para entender un poco la situación que planteo en este post, miremos el caso de un producto muy popular como es la Coca Cola y que en algunas de sus referencias les da por colocar unos precios que me parecen totalmente sacados de la copa del sombrero, incluso sugiriendo su precio por los medios publicitarios que comúnmente usan como la radio, la televisión y la prensa.
Una canasta de Coca Cola Botella Retornable de 192 ml que contiene 30 unidades se la venden al comerciante en trece mil pesos colombianos ($13.000) que dividido por 30, nos arroja un precio unitario de cuatrocientos treinta y tres pesos ($433,33) y ellos estampan en su tapa un precio de venta sugerido de quinientos pesos ($500)
Aplicando la formula que en varios de mi posts anteriores hemos visto para el calculo de la utilidad bruta, tendríamos como resultado un margen del 13,33%, equivalente a $66,67 de ganancia bruta por botella vendida y con lo cual invito a mis lectores a opinar si creen posible que con ese exiguo margen se cubran los gastos anteriormente mencionados y recuerden que este producto también se vende frío y que por lo tanto requiere un gasto adicional para mantenerlo en esas condiciones.
Y aun hay otro PEOR, la Coca Cola Botella Retornable de 350 ml, con precio sugerido de $1.200 cuando te la venden ellos en $1.093,33, para una utilidad bruta de $106,67 equivalente a un margen de 8,89%
Si decides vender a un precio de venta más justo para tu operación siempre generarás una imagen equivocada ante tu cliente que pensará que estás abusando de él al no darle el producto al precio sugerido impreso en su envase, caja, bolsa, etc.
Así que considero esto como una práctica no adecuada, generadora de dificultades y conflictos que no tenemos que ganarnos gratuitamente los comercializadores.
Mirando los precios de estos dos productos de Coca Cola me puse a compararlos y llegué a unos datos totalmente ilógicos, vean ustedes:
Precio de Costo Coca Cola 192 ml = $ 433,33
Precio de Costo Coca Cola 350 ml = $ 1.093,33
Precio Mililitro CC 192 ml = $2,25
Precio Mililitro CC 350 ml = $3,12
¿Por qué razón sale más caro comprar el liquido de la botella de 350 ml que de la de 192 ml? Si ambas botellas son retornables no hay razón para un costo superior. ¿Al comprar más volumen no es siempre un poco más económico?
¿Cuál debe ser mi inventario inicial para un Negocio Nuevo? ¿Cómo lo Calculo?
Publicado el 16 agosto, 2016
Si te estás haciendo esta pregunta y te sientes un poco impotente para responderla, te cuento que realmente es un poco difícil el tema si antes no has hecho un análisis o estudio de mercado que más o menos te haya dado indicios de la demanda de los productos que vas a ofrecer y con esto hayas hecho tu proyección de ventas.
Al principio puede que te parezca un poco complicado estimar todas estas cifras sin bases reales, porque si es un negocio nuevo pues no tienes datos históricos que te ayuden, pero luego, con la práctica, a medida que pasan los días y vas observando el comportamiento de la tienda, comienzas a afinar tus cálculos y todo se vuelve muy fácil. Muchas veces tendrás que ir corrigiendo desviaciones en el camino pero poco a poco comenzarán a ser menos.
8 Puntos a Tener en Cuenta para Calcular Tu Inventario Inicial
Revisar la capacidad de exhibición de tus estantes y vitrinas de tal manera que logres llenarlos de mercancía suficiente y no ir a dar una sensación de pobreza en esos lineales.
Conocer las unidades de empaque de tus proveedores, cada artículo de acuerdo a sus dimensiones tiene establecido una unidad de empaque mínima como por ejemplo caja x 24 unidades, rollo de 36 metros, bulto de 50 libras, etc. Ya que lo más probable es que no te van a vender menos de eso.
Tener muy clara la frecuencia de despachos por parte de tus proveedores, hay unos que te atienden a diario, otros dos o tres veces a la semana, semanal, quincenal, mensual, etc.
¿Cuánto demora tu proveedor en despacharte un pedido que le hagas hoy?, porque independiente de la frecuencia de despacho hay que tener en cuenta el tiempo de tránsito, ya que hay mercancía que puede venir de otra ciudad.
Hablar con los representantes o vendedores de los proveedores para que ellos te den un estimado basado en la experiencia con tus competidores. A ellos les conviene darte una cifra de pedido sensata para no generarte ni excesos ni agotados.
En tu portafolio de productos siempre debes tener sustitutos por si alguno se te agota por una demanda inesperada.
Cuando tu negocio es de producción o transformación debes tener alternativas a la mano por si hay insumos que se comienzan a agotar a mitad del día. (Restaurantes, Comidas Rápidas)
Si los productos son perecederos fijarse muy bien en el tiempo de vida útil para que un exceso en el pedido no te vaya a causar pérdidas por vencimiento.
Ten siempre presente que entre más frecuencia de entrega obtengas en la negociación con tu proveedor, mejor nivel de inventario tendrás, incrementando así tu rotación. La Rotación de Inventarios es el número de veces que vendes por completo el valor a precio de venta de tu inventario promedio.
Si quieres saber más sobre este tema ve por favor al siguiente enlace:
Otro indicador que es bueno tener en cuenta es la Duración del Inventario, el cual se refiere al número de días que tardarías en vender el valor de tu inventario promedio. Si quieres aprender a hacerlo puedes ir al siguiente enlace:
¿Por qué no me cuadra la Caja? Arqueo Descuadrado
Publicado el 25 julio, 2016
Uno de los principales generadores de atrasos en los reportes diarios de ventas son los cuadres de caja o arqueos, además de que un descuadre de caja, sea sobrante o faltante, conlleva un proceso administrativo contra los empleados que muchas veces termina con el despido de este, habiendo pasado por múltiples llamados de atención y suspensiones.
Es tan frecuente que esto se presenta, que las cadenas de almacenes ya tienen contemplado un presupuesto contra el cual ir causando contablemente el faltante de dinero que se les presenta, porque no obstante que también hay sobrantes, la operación de suma y resta de estos, siempre o la mayor parte de las veces, será negativa.
¿Qué Causa un Descuadre de Caja?
Un cajero recién contratado, que está en etapa de entrenamiento, rara vez resulta descuadrado, su cuadre de caja es exacto.
Solo cuando coge práctica y esta le va generando confianza, es cuando se comienzan a generar las diferencias.
Es como aprender a conducir un vehículo, cuando eres novato, andas un poco lento, eres muy precavido, manejas a la defensiva, por lo tanto es muy difícil que te accidentes o que incurras en infracciones a las señales de tránsito, pero una vez adquieres confianza y práctica, tu riesgo de accidentarte o infringir las normas de tránsito se vuelve más alto. Incluso llega las veces en que tu subconsciente es el que maneja mientras tú vas pensando en otras cosas.
Así mismo sucede con el manejo de las cajas registradoras, comienzas a distraerte con mayor facilidad porque confías mucho en tus habilidades y es ahí donde en cualquier descuido te descuadras, como también te vuelves más vulnerable para aquellos que quieren aprovecharse y estafarte.
Las 6 causas más comunes de descuadre en caja
Billete Falso: La falta de capacitación y actualización del personal de cajeros los vuelve muy vulnerables al desconocer todas las características de seguridad que llevan los billetes.
Cambio Errado: Esta es la causa más común, el despiste, la distracción propia o causada, hace que el cajero entregue las devueltas mal, tanto de más como de menos. Aquí también juega el delincuente que engaña al cajero cambiándole los billetes de alta denominación por otros de baja y hacerle creer que eso no sucedió, y este termina devolviéndole un cambio mayor al que debía haberle dado.
Préstamo entre cajeros: Es normal que cuando uno de los cajeros no tiene el suficiente dinero de baja denominación para dar las vueltas a un cliente, recurra al cajero de al lado para que le preste y luego se les olvida esta situación, generando un sobrante a uno y un faltante al otro.
Pérdida de Documentos Valor (Bonos, Comprobantes de Pago de Tarjeta Crédito y Débito, Cheques):Muchas veces estos documentos terminan en la basura confundidos con tiquetes de registro y hay otras en que logran encontrarlos debajo de la gaveta del dinero.
Robo Interno: Muchas veces el empleado (cajero) se delata debido a que se equivoca haciendo su ilícito o no alcanza a sacar el dinero de la caja y comienza a generar sobrantes muy grandes de dinero y de manera frecuente, al iniciar a hacerle seguimiento se puede observar como muchas veces realiza cobros a los clientes sin registrarlos, otras veces él es el que engaña a los clientes dándoles menos cambio del que les corresponde.
Base Incompleta: Cuando un cajero recibe la caja registradora por primera vez, al iniciar su turno, recibe su fondo (base) el cual debe contar para verificar que este completo, muchas veces otras personas están pensando en descuadrarlo para cuadrarse ellas.
Ante casos de duda ante un cliente, es bueno que el cajero se sienta con toda la tranquilidad para llamar a un supervisor que le apoye y le ayude a aclarar la situación, tanto realizando un arqueo en ese momento como con la revisión de la grabación de las cámaras.
La mejor manera de prevenir estos descuadres sean voluntarios o no, es realizar arqueos sorpresivos todos los días y a distintas horas, de tal manera que el personal se sienta controlado y supervisado de manera constante.
¿Has escuchado de alguna otra causa de descuadre? Por favor compártela con nosotros, gracias.
Esta guía llega hoy a su quinta entrega y el número de seguidores de esta página y las personas alcanzadas por redes sociales sigue creciendo de manera importante y manifestando su interés en toda la información que este blog les pretende brindar.
Vamos a hablar hoy de algo que muchas veces no es considerado como una variable importante o determinante a la hora de planear el montaje de una tienda o negocio, vamos a hablar del CUÁNDO.
La gran mayoría de personas, como comentaba en la primera entrega de esta guía, sale a buscar un local para montar su negocio y si lo llega a encontrar con las características que cree que son las ideales, hace papeles con el propietario o empresa inmobiliaria y procede a adecuarlo y abrirlo en el menor tiempo posible, ya que su idea es comenzar lo antes posible a generar ingresos, y no digo que esto no sea importante, y más cuando ya los gastos han comenzado a correr, pero existe un momento oportuno para hacerlo, así no le des la importancia adecuada.
¿Te has fijado por ejemplo en las fechas de apertura o inauguración de las tiendas de las grandes cadenas? Siempre tienen una razón de ser, normalmente ligadas a los calendarios comerciales o fechas especiales del año. Y así no hayan fechas transcendentales en un periodo determinado, podrás ver que ninguna abre por primera vez sus puertas un domingo por ejemplo o en plena celebración de los carnavales de Barranquilla a menos que sea un sitio de rumba o algo parecido.
Todas ellas tienen alguna razón especifica del porqué definieron esa fecha para su apertura, semanas antes de la navidad, semanas antes del inicio de las vacaciones, o antes del inicio de unas festividades emblemáticas de la ciudad, todo esto ligado a su objeto social.
Es así como una papelería encontrará su potencial asociado al inicio de la temporada estudiantil o regreso de vacaciones, una tienda de disfraces para las fechas de halloween, pero hay otros negocios que podría ser muy difícil ligarlos a este tipo de fechas y que por lo tanto daría igual cuando abrirlos, mucho ojo con esto.
Si por ejemplo estás en un país que tiene las cuatro estaciones del año, como España por ejemplo, y decides abrir una heladería en pleno invierno o una boutique en pleno verano cuando todos se van de vacaciones y queda la ciudad vacía.
Quiero con esto hacerte caer en cuenta que la fecha de apertura es un factor importante y determinante para el éxito de tu negocio. Hace algunos meses publiqué algo relacionado con el calendario de festividades patrias y fiestas santas de Colombia para que sirviera de guía para la elaboración del calendario comercial de una tienda, quizás también te sirva para determinar una fecha de apertura.
¿Cómo Mido la Viabilidad Financiera de mi Nuevo Negocio? Todo lo relacionado con el CUÁNTO
Hola, ¿cómo vas?
¿Ya has avanzado un poco en tu proyecto?
Pues te cuento que hemos llegado a una de mis partes favoritas en esta cuarta entrega y tiene que ver con todos los cálculos que te van a permitir cuantificar tu negocio y determinar si es viable o no, o si necesitas hacer algunos ajustes a tu presupuesto.
Por lo tanto estamos hablando del CUÁNTO, siguiendo así con nuestra serie de entregas que han tratado del QUÉ, el CÓMO y el DÓNDE, y estas son algunas de las preguntas que debemos resolver para tener mayor claridad.
¿Cuánto quieres vender?
¿Cuánto serán tus costos?
¿Cuánto será tu margen bruto?
¿Cuánto serán tus gastos?
¿Cuánto será tu ganancia?
¿Cuánto personal debes tener?
¿Cuánto debe costar tu inventario?
Aquí voy a enseñarte a construir el escenario donde puedas plantear tus expectativas y tus cálculos, y determinar dicha viabilidad.
Si leíste e hiciste el ejercicio de contestarte todas las preguntas de las primeras tres entregas de esta guía, ya debes tener mucha claridad de lo que quieres hacer, así que arranquemos…
La mejor manera de darme a entender, es hacer un ejercicio o un ejemplo de algún negocio que por sus características nos resulte fácil hacer todos los cálculos.
Ahora, para esto es muy importante manejar bien el Excel (hoja de cálculo), no necesariamente el avanzado pero si lo básico.
El ejercicio consiste entonces en el montaje de una distribuidora de medicamentos, la cual trabajará de la mano de un laboratorio que posee un catálogo de productos muy atractivo para el sector farmacéutico.
Entonces, si hemos hecho los ejercicios de las primeras tres entregas de esta guía, podríamos decir que tenemos más o menos claro lo siguiente (basados en nuestro ejemplo):
Portafolio de medicamentos a ofrecer, lo debes escoger basado en todo el catalogo propuesto por el laboratorio.
Negociación de los precios de costo con el laboratorio, debes conocer todos los descuentos que puedes obtener de tu proveedor.
Ya se definieron los precios de venta de los productos, hacer el cálculo basado en la observación y chequeos de precios de tus competidores y sus clientes.
Con el punto 2 y 3 debes calcular cuánto es tu margen bruto.
Has concretado los clientes potenciales (Farmacias) que se estarán atendiendo.
Se ha definido el sitio de las oficinas y bodega de la distribuidora si vas a necesitarlo.
Se ha cotizado todo lo necesario para el montaje del negocio. (Equipos, Software, Muebles, Papelería, etc.)
Se han definido los puestos y oficios a contratar.
Vamos a resolver entonces las preguntas planteadas al principio de este post:
Presupuesto o Proyección de Ventas: Vas a tomar una hoja de Excel donde vamos a proyectar las ventas del primer mes (luego haremos lo mismo para los siguientes meses), en las columnas colocarás los clientes que piensas atender y en las filas los productos, luego en las intersecciones colocarás el número de unidades a venderles a cada uno de tus clientes. Algo así:
Luego agregarás una columna con el precio de venta de los ítems y totalizarás tanto el valor de ventas como el de unidades. Algo así:
Repetirás esto para todos los meses del año tal como te dije y totalizarás así las ventas mensuales y la anual esperada.
Cálculo de los Costos de la Mercancía Vendida: Para calcular cuánto te costará la mercancía que has proyectado vender, vas a tomar el mismo cuadro anterior y solo cambiarás la columna de “Precio de Venta” por “Precio de Costo” donde para cada ítem colocarás el valor que te costó cada ítem.
Cálculo del Margen Bruto: Para esta operación ya tenemos todo hecho, solo debes hacer un cuadro de Excel donde tomes las ventas proyectados y le restes el costo calculado en el segundo punto, esa diferencia será tu utilidad bruta la cual dividirás por el venta y te dará el margen bruto.
Proyección de tus Gastos: Para este caso vamos a sumar todos los egresos que generes por tu operación, eso quiere decir:
Arriendo, Renta, Leasing Local, Valor Administración.
Servicios Públicos (Agua, Energía, Gas, Teléfonos, Internet)
Gastos de Personal (Salario, Parafiscales)
Suministros (Papelería, Cafetería)
Mantenimiento
Publicidad
Otros
Vamos entonces a estimar que la suma de todos tus gastos de operación suman $3.980 en este mes del ejemplo, debes hacer lo mismo para el resto de meses del año, el valor puede ser el mismo si proyectas que no va a haber ningún gasto diferente en cualquier momento del año.
¿Cuánto será tu ganancia de acuerdo con las proyecciones de ventas?: Ya tenemos todos los datos para sacar este resultado, es muy sencillo, tu ganancia o Utilidad Operativa es igual a tus ventas menos tus costos menos tus gastos.
Personal a contratar: Aquí debes revisar que operaciones necesitas realizar y quien las debe ejecutar, así que has una lista de funciones y determina cuantas puede realizar una persona para determinar cargos y cantidad de personas. Claro que este no es el orden ya que para poder determinar los gastos que vimos en el punto cuatro (4) debiste haber hecho esto primero.
Para el ejemplo de este ejercicio, vamos a necesitar:
Un vendedor para visitar todos los clientes
Un encargado del almacén (deposito) para que aliste pedidos, despache y reciba mercancía.
Una persona encargada de la contabilidad, de la facturación, pagos y toma de pedidos.
Un administrador para que coordine todas las tareas y sea el responsable de hacer los pedidos al proveedor, negociar descuentos, ofertas, etc.
Luego de esto, debes asignar el salario para cada cargo de acuerdo con su responsabilidad, el punto de partida para esto, es el Salario Mínimo Legal de tu país. Para el caso del vendedor debes ponerle un básico y unas comisiones por cumplimiento del presupuesto en ventas.
¿Qué volumen de inventario debes tener?: El nivel de inventario debe ser acorde a las ventas presupuestadas, ni tan poco que te genere agotados ni mucho que te genere excesos, otra variable para determinar esto, es el tiempo de despacho de tu proveedor para que logres pedir a tiempo, antes de que se agote tu mercancía.
Bueno amigos, los espero en la quinta entrega y que esta guía te sea de mucha utilidad, se que aun faltarían muchos detalles que van ligados al tipo de negocio que tu quieres, así que espero tus preguntas para poder ayudarte….
¿Has estado pensando en emprender? ¿En independizarte y no tener que trabajar para alguien más sino solo para ti? ¿Te surgen ideas de negocios que podrías desarrollar pero no lo haces por que no te atreves por diferentes motivos? ¿Por dinero, por tiempo, por desconocimiento, por miedo a fracasar?
Pues te cuento que he decidido comenzar a escribir una guía especial para que tú dejes de trabajar por cuenta ajena y empieces paso a paso a darle forma a tus pensamientos e ideas y te lances al ruedo.
La primera parte de esta guía la voy a dedicar al QUÉ, desde el surgimiento de LA IDEA DE NEGOCIO hasta cómo darle forma para llevarla al siguiente paso.
Pero antes del QUÉ hay una serie de deseos en tu cabeza que empiezan con la palabra QUIERO y que reflejan tus deseos de hacer algo distinto:
Quiero independizarme
Quiero tener un negocio familiar
Quiero trabajar solo para mi
Quiero disponer de mi tiempo
Quiero no tener que rendirle cuentas a nadie
Quiero tener libertad financiera
Quiero irme de vacaciones cuando yo quiera
Ese deseo o deseos te dan vueltas en tu cabeza y es cuando surgen las preguntas de los QUÉ:
¿Qué hago?
¿Qué será bueno?
¿Qué se hacer?
¿En Qué tengo experiencia?
¿Qué negocio puede suplir en ganancias lo que hoy me gano en salario?
¿Qué no está tan competido y que pueda ser rentable?
¿Qué no hay en el mercado que pueda ser diferenciador?
¿En Qué se puede innovar?
Y dentro de todo ese bombardeo de preguntas en la mente, nace una que ya no puede obviarse y que hace muchos años atrás no teníamos que hacérnosla:
La respuesta a todos esos QUÉ solo la podrás encontrar tú…
Pero espérate!!!
No te desanimes, yo puedo guiarte a través de estas publicaciones para saber qué hacer para obtener esas respuestas.
La respuesta al QUÉ es la IDEA!!! Así que podemos empezar por hacer una lluvia de ideas (Brainstorming), ir tomando nota de todo lo que se te ocurra que pueda ser un buen negocio, solo empieza a hacerlo y las ideas irán brotando fruto de todo lo que tú cerebro capta en su diario vivir, de la simple observación.
Puedes comenzar a pensar en QUÉ necesidad es importante cubrir para las personas o empresas, QUÉ necesidades nuevas van surgiendo en el mercado, identificar nichos con buena demanda, analizar de todas esas demandas dónde hay insatisfacción, en QUÉ puedes ser diferente innovando o copiando y mejorando.
Por ejemplo, ¿QUÉ comportamiento ha cambiado en las personas últimamente a raíz del desarrollo de nuevas tecnologías, sistemas, aplicaciones, etc.?
Te voy a regalar una IDEA que por ahora muy pocos negocios están aplicando pero que le veo un gran potencial debido a su gran penetración en la sociedad. Como ya sabrás, la líneas fijas de teléfonos han venido desapareciendo de los hogares y han venido siendo reemplazadas por los celulares y a medida que los precios de las llamadas bajaban y cubrían a todos los operadores más líneas fijas desaparecían y más líneas móviles se contrataban.
¿Pero qué pasó a la par de esta proliferación de Smartphones? Comenzaron a aparecer las aplicaciones para móviles, que buscaban facilitar la vida de los usuarios, cubriendo necesidades que antes se hacían de otra manera.
Y llegó el “whatsapp”!!!
Y comenzaste a ver cómo las llamadas comenzaron a ser rápidamente sustituidas por esta forma de comunicación, por mensajes de texto, por mensajes de voz. Súbete a un medio de transporte masivo, entra a un restaurante, échale un ojo a que hace la gente sentados en un parque, la gran mayoría de ellos están interactuando con su móvil y más del 90% están usando el whatsapp.
Ahora, ¿has visto cuántos negocios han aprovechado esta nueva modalidad?, ¿Muy pocos verdad?
¿Qué tal que ahora puedas pedir a tu droguería favorita un medicamento por whatsapp y te lo lleven a domicilio?
Hacer un pedido de materiales para el diseño de tu maqueta para la universidad.
El pan, la leche, el queso para el desayuno de mañana.
Tú comida favorita a tu restaurante favorito.
Ordenar a la lavandería que pasen esta noche a recoger las prendas para lavado y planchado.
La reparación de un electrodoméstico
Se acabó el hielo en medio de la fiesta.
Miles de necesidades más!!!
La facilidad de esta forma de comunicación le debe permitir a tu negocio tener una base de datos donde ya no sea necesario pedir los datos del domicilio para hacer la entrega y luego aprovechar esta información para ofrecer los nuevos productos o servicios a tus clientes, segmentándolos por gustos y haciendo campañas en alianza con tus proveedores.
Imagina que tienes toda ese base de datos digitalizada en tu computador, y le has agregado a ella todo lo que piden a domicilio, así que puedes filtrar por ejemplo todos los clientes que te piden “Leche Deslactosada La Mejor” y hablar con tu proveedor para ofrecerles una buena oferta con ese producto para incrementar su promedio de compra o hablar con el proveedor de la leche de otra marca para darles un obsequio si compras la de ellos.
Sigue generando los QUÉ a través de esta detección de nuevas tendencias o nuevas necesidades, por ejemplo, ¿has visto cómo a raíz de los problemas de movilidad más y más gente adquiere motos para transportarse? Pregúntate QUÉ necesidades es necesario cubrir para este nuevo grupo de personas: Accesorios, Cascos, Lujos, Seguridad, Mantenimiento, Repuestos, etc.
Y todavía puedes profundizar más para especializarte en ese nicho y ver cómo son cada día más las mujeres que se atreven a motorizarse y ofrecerles algo femenino para ese mercado que antes era solo de hombres.
Te la dejo ahí!!!
Luego de toda esa lluvia de ideas que has anotado en tu libreta de apuntes o en tu ordenador, comienza a buscar una afinidad con ellas, con qué te identificas y te sientes a gusto, en qué tienes experiencia, a quiénes conoces que puedan brindarte apoyo referente al tema y comienza a descartar, al final debes quedarte con una sola, enfocado en solo esa idea de negocio para comenzar a madurarla…
Listo, hemos dado el primer paso y este artículo me ha permitido ratificarme en mi idea de negocio la cual ya tengo muy clara y avanzada, espero que eso también te pase muy pronto a ti.
Te espero entonces en la segunda entrega de esta guía la cual publicaré la próxima semana.
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Luego de la gran acogida desde hace solo unos pocos días de la publicación de la primera entrega de esta guía para la creación y puesta en marcha de tu negocio, la cual trata sobre cómo generar o encontrar la idea adecuada para tu deseo de emprendimiento, ha llegado el momento de hablar de la segunda palabra clave después del QUÉ y esa palabra es el CÓMO.
Y es aquí donde te comienzan a asaltar una gran cantidad de dudas e inquietudes:
¿Cómo conviertes esa idea en algo sólido?
¿Cómo debe ser este negocio?
¿Cómo constituyes la empresa?
¿Cómo la vas a financiar?
¿Cómo lo vas a llamar?
Aquí muchos pensarán que lo más conveniente es realizar tu plan de negocios, pero como no pienso complicarte la vida, el plan de negocios es esencial e insustituible si y solo si necesitas un inversor o un patrocinador de tu proyecto.
Así que por el momento olvidémonos de esto (guías para realizar Planes de Negocios encuentras muchas en Internet) y centrémonos en lo esencial y básico para ir dándole forma a tu idea, aquella qué en el ejercicio recomendado en la publicación anterior, fue la ganadora.
Muchas de estas preguntas están enlazadas a un link que te enseñará a resolverlas de una manera práctica y didáctica.
Debes encontrar las respuestas correctas a todos los interrogantes que te surjan para después ir plasmando en el papel los distintos escenarios (pesimista, conservador y optimista) para determinar la viabilidad financiera de la empresa, yo siempre planteo el más ácido posible, ese me da la tranquilidad de que si un escenario pesimista es capaz de lograr mínimo el punto de equilibrio entonces el riesgo a correr no es preocupante y más bien me da tranquilidad.
Tratemos entonces, sin conocer cuál es tu idea de negocio, de resolver algunas de las inquietudes planteadas al principio.
Comencemos a eliminar algunas inquietudes que de manera práctica tú tendrás que definir de acuerdo con tus posibilidades y opciones a la mano, por ejemplo:
Constitución de la Empresa: Dependiendo el país donde residas, existe un ente encargado de brindar la información necesaria para que constituyas tu empresa con todas las de la ley, todo lo puedes encontrar en internet, Mr. Google te ayudará. Aquí mismo puedes consultar si es necesario algunos otros tramites como licencias o permisos para el funcionamiento del negocio.
Financiamiento: Lo ideal sería contar con tus propios recursos, de lo contrario tendrías que buscar un socio, un préstamo, un patrocinio, un capital semilla, etc. Tipo de Negocio: Partiendo de tu idea deberás definir si lo que vas a comercializar se presta para venderlo en una tienda física, una virtual o ambas. Hoy la gran mayoría de empresas offline están incursionando en el mercado online, pero no todas las tiendas virtuales pueden incursionar en el terreno físico.
Mobiliario: Si es Online, pues no necesitas invertir en adecuaciones de un local, pero si es físico, debes analizar tus necesidades de acuerdo al tamaño, orientación del negocio, tipo de productos, etc.
Producto: Al tener tu idea clara del negocio que quieres, debes entonces definir exactamente los productos y comenzar contactar a productores o comercializadores para negociar con ellos las condiciones en las cuales los adquirirás.
Tecnología: Qué software necesitarás para el manejo de la información, registros, contabilidad y los equipos necesarios para esto como Registradoras (POS), servidor, computador, etc.
Personal: Cuantas personas y en que cargos necesitarás (Contador, Cajero, Servicio al Cliente, Vendedor, etc.)
El tema es tan largo o tan corto como ambicioso sea tu proyecto y para poder ser más precisos en la información necesitaríamos trabajar con ideas definidas y no tan genéricas como las que trato de explicar aquí.
Pero no obstante, espero que toda esta información te sea de mucha ayuda y como punto de partida para ir dándole forma a tu emprendimiento.
Espera la próxima publicación donde trataremos varios punto importantes que tienen que ver con otra palabra clave y es el DONDE.
Te traigo hoy la tercera entrega de esta GUIA para emprender tu negocio después de haber hablado sobre el QUÉ y el CÓMO.
En esta oportunidad vamos a intentar entender un poco cómo tomar las decisiones que tienen que ver con el DÓNDE.
Este punto es bastante importante y tiene que ver con las respuestas adecuadas a una serie de preguntas como estas:
¿Dónde ubico mi negocio?
Si es físico, ¿en qué local, en que barrio, en que ciudad, en un centro comercial, en la calle?
Si es virtual, ¿en qué plataforma, que si gratuita, que si paga, donde la alojo?
¿Dónde están mis competidores?
¿Dónde están mis clientes?
¿Qué es lo que hace normalmente la mayoría de personas que quieren montar un negocio pequeño? Muchos consultan por Internet los locales disponibles en arriendo, otros salen por los sectores donde quisieran montarlo a mirar a ver si hay locales disponibles, otros investigan en los nuevos centros comerciales (si tienen mayor capacidad para invertir), etc.
Muy pocos, muy escasos, se toman el trabajo de hacer un estudio de mercado para determinar si el sitio escogido o el deseado, cumple con las características exigidas para el buen desarrollo de la actividad que va a cumplir el nuevo negocio.
Así que toman decisiones erradas, terminan comprometiéndose con un contrato de arrendamiento por un año, hacen la inversión y a los pocos meses se dan cuenta que el negocio está mal ubicado, terminan disolviendo el contrato y asumiendo la multa por esta cancelación o en el peor de los casos han comprado el local y pueden terminar vendiéndolo aun perdiendo dinero.
Si quieres saber cómo hacer un estudio de mercado incluso por ti mismo para que no tengas que contratar a alguien, lee el siguiente artículo de mi blog:
¿Qué es un Descuento en Especie y Cómo lo Calculo?
En este mundo del comercio al detal (Retail) es muy común encontrarse con propuestas de tus proveedores donde te ofrecen sus productos con bonificaciones especiales y te nombran por ejemplo la docena de 14, la decena de 11 y otras alternativas más.
Lo más normal es que estos artículos adicionales están por fuera de la unidad de empaque tradicional que siempre has comprado, vienen separados en unidades sueltas o cajas completas dependiendo de la cantidad que hayas comprado.
Así que un descuento en especie consiste en recibir unos artículos adicionales sin ningún costo, ya que solo pagarás las unidades de la cantidad determinada (La docena, la decena, el ciento)
Pero luego de esto, te enfrentas a tu contabilidad y a tu sistema de inventarios y te asalta la duda de como ingresar esos productos sin costo, de qué manera los valorizo, cómo los costeo.
Pues bien, en unas pocas líneas te explicaré las distintas alternativas que tienes a tu disposición para contabilizar este descuento en especie.
Muchos comerciantes deciden ingresar estos productos con costo cero y sus sistema contable lo promedia con el costo de las existencias de ese mismo artículo, el ejemplo más sencillo es que en tu sistema tienes 10 unidades a un costo de $100 cada una, al ingresar 2 unidades a costo cero, el sistema toma el costo total (10 x $100 =$1.000)y lo divide por las nuevas existencias (10 + 2 = 12) así $1.000 / 12 = $83.33, como este será tu nuevo costo, tu utilidad bruta será mayor a la que venías generando.
Para los casos en que tu sistema no promedie los costos de los productos que vas ingresando, pero que decides ingresarlo con costo cero, al final de un ejercicio contable, los productos ingresados sin costo sumarán su utilidad bruta al 100% y al final arrojará el mismo valor de ganancia que el enunciado anterior.
En el caso en que decidas ingresar estos productos a su costo normal ($100 siguiendo con el mismo ejemplo) al final del ejercicio contable tendrás como resultado una diferencia generada por un costo que no tuviste que pagar.
La cuarta alternativa que se me viene a la mente y que creo que es una de las más usadas, es realizar el cálculo real de en cuanto te salió el producto contemplando todas las unidades recibidas. Siguiendo con el mismo ejemplo, compraste una decena de 12 lo que significa que pagaste 10 productos pero recibiste 12, debes entonces calcular el nuevo precio de costo así:
Precio de costo Anterior = $100 unidad
Valor Pagado = $1.000
Unidades Recibidas = 12
Precio de Costo Nuevo: $1.000 / 12 = $83.33
Valor Recibido: 12 Unidades x $100 = $1.200
% Descuento equivalente: (($1.200 / $1.000) – 1) x 100 = 20%
La última alternativa es tomar la decisión de trasladar este beneficio al cliente regalando los productos bonificados mediante alguna oferta que decidas implementar.
Bueno, espero que te sea de utilidad esta información y si deseas profundizar un poco más sobre este u otros temas por favor escríbeme y no te olvides de seguir este blog para que recibas en tu email las últimas publicaciones. GRACIAS!!!
